Даже, когда сроки сдачи отчетности нарушены из-за технического сбоя программы, то есть не по вашей вине, ПФР все равно готов вас штрафовать. В любом случае задача бухгалтера, попытаться сдать отчет в срок и зафиксировать дату.
Как сдавать СЗВМ в 2019 году
Ежемесячный отчет по форме СЗВ-М сдают все организации и ИП в соответствии с пунктом 2.2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ. Форма подается на всех работников: состоящих в штате, работающих по трудовым договорам и по гражданско-правовым договорам, на совместителей, на исполнителей, с выплат которым начисляются взносы. Если есть трудовые договоры или гражданско-правовые договоры есть, но выплаты по ним нет, отчет все равно нужно сдавать.
Сдавать форму СЗВ-М нужно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным месяцем. Нарушение этих сроков приводит к неминуемым штрафам, поскольку контроль за сроками сдачи отчетности полностью автоматизирован.
Ошибки в СЗВ-М в 2019 году
Согласно постановлению Правления ПФР от 7 декабря 2016 года № 1077П электронный отчет проверятся на ошибки. Все они подразделяются на критические, из-за которых СЗВ-М не примут, и некритические, с которыми отчет «пройдет».
Критические ошибки – это, когда:
- установлена чужая электронная подпись;
- неправильно указан ИНН;
- с ошибкой вписан регистрационный номер в ПФР;
- не указан СНИЛС сотрудника;
- отсутствует имя и фамилия сотрудника;
- ошибка в типе формы: дополняющая вместо исходной;
- второй раз оправлена исходная форма;
- указан период до апреля 2016 года.
Такие ошибки, как лишние точки, дефисы, пробелы в ФИО, и даже нули вместо ИНН не помешают сдаче СЗВ-М.
Если критических ошибок, которые перечислены выше в СЗВ-М нет, форму должны принять. Расшифровку ошибок в форме СЗВ-М вы можете найти в таблице 7 Постановления ПРФ от 7 декабря 2016 г. № 1077П:
Технический сбой
Остается еще одна причина, которая не зависит от правильности заполнения формы – это программный сбой.
В этом случае, первичную дату отправки отчета нужно обязательно зафиксировать, чтобы была возможность «отбиться» от штрафа ПФР.
Днем представления СЗВ М считается дата отправки, зафиксированная оператором электронного документооборота, подчеркнуто в постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 22.04.2019 № Ф09-1882/19.
Суть дела, состояла в следующем. В последний день, установленный для сдачи отчетности, бухгалтер отправила в ПФР электронный СЗВ-М через интернет с помощью оператора электронного документооборота. В ответ было получено извещение о доставке СЗВ-М оператору.
ПФР отчетность не принял, поскольку программа выдала ошибку с формулировкой «ЭЦП предоставлено сертификатом, на который нет заключенного соглашения с организацией».
Бухгалтер компании еще несколько раз попыталась отправить отчет. И только спустя несколько дней, а точнее 17 ноября, при сроке сдачи — 10 ноября*, после исправления технических ошибок, фонд принял СЗВ-М.
Так как форма была принята после крайнего срока сдачи отчетности, ПФР оштрафовал компанию на основании статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Компания обратилась в суд. Дело прошло три судебные инстанции, и все судьи указали, что в данной ситуации оснований для привлечения компании к ответственности нет.
Судьи сослались на пункт 32 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета, утвержденную приказом Минтруда России от 21.12.2016 № 766н. Где сказано, что датой представления индивидуальных сведений в электронной форме считается дата их отправки по ТКС, подтвержденная оператором ЭДО или территориальным органом ПФР.
Сама Инструкция предусматривает два альтернативных варианта, как определять дату представления сведений в электронной форме. Первый вариант- это подтверждение, полученное компаний от оператора ЭДО. Второй вариант – это подтверждение от фонда.
Если отчет о доставке оператору ЭДО подтверждает, что отчетность была представлена 10 ноября*, то есть в срок, установленный законом, СЗВ-М сдана вовремя.
Компания не смогла представить отчетность в надлежащем виде не по своей вине, а из-за некорректной работы программного обеспечения. На что сама компания повлиять не может.
В постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 22.04.2019 № Ф09-1882/19, суд признал решение о штрафе недействительным.
*Примечание редакции. В 2016 году СЗВ-М необходимо было подавать не позднее 10 числа месяца, с 2017 года этот срок удлинили на 5 дней.