Компании применяют различные подходы к политике использования сотовой связи сотрудниками для служебных целей: приобретение телефонов и сим-карт за счет компании, возмещение расходов на использование личных устройств, оплата значимых переговоров. Во всех случаях это расходы, отражаемые в налоговой базе по прибыли.
В налоговом учете расходы Услуги связи считаются другими расходами, привязанными к производству и (или) реализации (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Организации на УСН, такие расходы В стоимость расходов, предъявляемых при применении упрощённой системы налогообложения (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), могут быть включены некоторые статьи.
Наличие стационарных телефонов, большое соотношение пользователей сотовой сети и работников, звонки вне рабочего времени, а также то обстоятельство, что не каждый звонок завершается оформлением договора или возникновением иной связи между абонентами не могут указывать на отсутствие производственной направленности расходов на сотовую связь (постановление ФАС Московского округа от 19.01.2009 № КА-А40/12732-08).
С первого взгляда всё кажется простым, однако важность деталей и точного отражения расходов в налоговой и бухгалтерской системах нельзя недооценивать.
Согласно статье 252 Налогового кодекса Российской Федерации, все затраты должны иметь экономическое обоснование и быть подтверждены документально.
В налоговом законодательстве отсутствует список документов, подтверждающих производственное назначение расходов на услуги мобильной связи.
Уполномоченные органы регулярно сообщали о необходимых для учета расходов на мобильную связь при исчислении прибыли правилах.
Приказ о расходах на мобильную связь
Компания должна утвердить приказ о перечне работников, имеющих право пользоваться мобильными телефонами и сотовыми услугами по долгу службы.
Данное требование не вытекает из закона. В Налоговом и Трудовом кодексах таких положений нет. Однако всё же целесообразно учесть мнение налоговых органов.
Необходим ли ограничение трат на мобильную связь?
Необходимость в этом законодательством не прописана. Однако, установление предела по телефонному звонку для сотрудников может быть полезно для финансовой дисциплины и сбережения расходов при условии отсутствия у них безлимитных тарифов.
Безлимитные тарифы сотовой связи – наиболее выигрышное решение. Налоговая служба не находит препятствий для учета таких расходов при условии их связности с производством (письмо Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).
В случае превышения лимита возмещение расходов за пределы установленного лимита . , читайте здесь.
Если компания работает с убытками
Несмотря на убытки, компания сохраняет право пользоваться мобильной связью, согласно постановлению ФАС Московского округа от 04.12.2007 № КА-А40/12410-07.
Способы взаимодействия с мобильными устройствами и картами.
Компании разными способами определяют правила пользования мобильной связью сотрудниками для работы.
- Телефон и сим-карта зарегистрированы на имя фирмы. Договор с оператором подписан от лица компании, счета направляются фирме.
- Телефон и сим-карта принадлежат сотруднику. Счёты за услуги связи направляются по имени сотрудника. Компания возмещает сотруднику затраты на мобильную связь.
- Трудовой телефон зарегистрирован на сотрудника, а СИМ-карта оформлена на фирму. Договор с оператором подписан от лица фирмы, квитанции посылают фирме.
- Работник применяет личный телефон исключительно для определённых переговоров, таких как общение с иностранными партнёрами или коллегами. Компания компенсирует расходы лишь на эти виды звонков.
Важно знать, кому принадлежит сим-карта. Если она зарегистрирована на компанию, у неё договор с оператором связи. Счёты выставляются на имя компании и оплачиваются ею.
Работник при использовании мобильного телефона для рабочих целей…
В настоящее время мало компаний покупают мобильные телефоны для сотрудников. Работнику и компании выгоднее, если сотрудник использует свой личный телефон для рабочих звонков, а компания возмещает ему расходы на связь.
В таком случае, компенсацию за использование
Регулирование использования личных мобильных телефонов следует осуществлять посредством локальных нормативных актов компании и включать в трудовые договоры.
Возможна установка месячного лимита на возмещение затрат.
Такие компенсации снижают налогооблагаемую базу по прибыли, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Компенсируем беседы с личных телефонов.
В ООО «К» для работников, ведущих служебные переговоры с личных мобильных телефонов, есть приказ о компенсации расходов, что отражено в трудовых договорах.
В отчётный период выплачено 55 000 рублей в качестве компенсаций всем работникам.
В учете сумма компенсаций отражалась так:
Прочие хозяйственные затраты отражены в статье 26, а расчеты с сотрудниками по дополнительным операциям — в статье 73.
Работникам начислено 55 000 рублей в качестве компенсации за ведение служебных переговоров.
Счета «Расчеты с персоналом по прочим операциям» дебетуются, а счета «Касса» и «Расчетный счет» кредитуются.
Работникам выплатили по 55 000 рублей в качестве компенсации.
Документальное подтверждение разовых переговоров
Если компания возмещает сотруднику расходы по факту или при наличии условий расчета суммы компенсации, понадобятся документы.
В перечне данных, включаемых в счёт сотовой связи, по п.1 постановления Правительства РФ от 09.12.2014 г., описаны необходимые сведения.
- Реквизиты оператора связи и абонента;
- Период, за который предоставляется расчет;
- Общая сумма за каждую оказанную услугу и полный перечень этих услуг.
- Дата выставляемого счёта и срок его оплаты.
Для счета обычно предоставляют детализацию, её также можно получить по запросу.
Отсутствие счетов не препятствует компании отражать ежемесячную уплату за услуги связи по договору и внутренней бухгалтерской справке. При этом документ признается первичным при наличии всех необходимых реквизитов.