Одна средняя российская компания ежемесячно обрабатывает тысячи финансово-хозяйственных документов. Хранение первички в бумажном виде за пару лет может занимать площадь однокомнатной квартиры. Поиск нужной информации в таком хранилище может занять от нескольких часов до нескольких дней или даже недель. Ситуация становится стрессовой перед налоговой проверкой из-за сжатых сроков. Увеличивается риск человеческой ошибки, что влечет вероятность штрафа от контролирующих органов. Что делать? Перевести финансовый архив в цифру. Расскажем, на что обратить внимание при выборе системы.
Пункт 1. Функциональность
В электронном финансовом архивеСохраняются первичные бухгалтерские документы: накладные, счета-фактуры, счета на оплату, акты, договоры и подобные им.
Как компаниям построить финансовый архив для соответствия закону и облегчения работы бухгалтера? Обращайте внимание на:
- Удобную фильтрациюСортирует файлы по критериям — периоду, виду, атрибутам. Увеличивает скорость поиска нужных документов на 15-20%.
- Настройку связей между документами.Содействует группировке информации по заданным критериям, к примеру, по поставщикам.
- Поддержку электронной подписи.Гарантирует стабильность файлов и сохраняет правовую силу документа.
- Контроль полноты архива.Сотрудник изучит специальные списки для проверки, какие документы ждут подписи в электронной системе документооборота или где отсутствуют сканы подписанных контрагентами бумаг.
- Возможность выборочной и массовой выгрузки.Бухгалтер быстро подготовит нужные файлы для налоговой инспекции и сотрудников при необходимости.
Интеграция с системами электронного документооборота, учета и витринами данных.
Файлы поступают в виртуальное хранилище посредством:
- учетную систему;
- сервисы ЭДО;
- Сканер принимает ксерокопии с бумажных носителей.
Компания создаст единую экосистему хранения только при условии, что финансовый архив будет интегрирован с бухгалтерской системой и сервисами обмена данных, такими как СБИС или Диадок.
При нахождении компании под налоговым мониторингом обычные проверки ФНС осуществляются онлайн и автоматически. Для предоставления инспектору доступа к первичным бухгалтерским документам требуется интеграцияДоступ к электронному архиву возможен непосредственно из системы «Налог-3» или через публичную витрину данных. Такой режим налогообложения упрощает деятельность, так как снижается число запросов и вероятность получения штрафа.
Пункт 3. Искусственный интеллект
Для оперативного заполнения электронной библиотеки подойдут . интеллектуальные сервисы. Снижение затрат на рутинные операции: занесение документа в систему, проверка реквизитов и сумм, подбор и сопоставление номенклатуры с ценами и позициями заказа, синхронизация данных между системами компании. После этого человек проверит корректность и полноту занесения.
Специалисты смогут оперативнее готовиться к налоговой проверке благодаря AI-инструментам. Искусственный интеллект извлечет и внесет в систему все необходимые сведения из требований ФНС — дату и номер, сроки предоставления отчета, перечень истребуемых документов, контрагентов, период. Виртуальный помощник также найдет в системе и подготовит для выгрузки запрашиваемые документы.
Пункт 4. Безопасность
Компания при работе с электронным архивом финансов может устанавливать разные уровни доступа: прямые пользователи могут видеть не все файлы, а некоторые доступны только отдельным группам. Так уменьшается вероятность утраты документов и утечки разглашаемой информации.
Финансовый архив Directum RXСистема отвечает всем необходимым требованиям и позволяет централизованно хранить первичные документы в цифровом виде и как сканы бумажных копий. Предприятие может выбрать облачное или локальное размещение системы и дополнить её сервисами искусственного интеллекта.
Решение применяют «Татспиртпром», торговая сеть «Подружка», «Теплоэнерго» и некоторые организации.
erid: 2Vtzqx55XUm
Реклама ИНН: 1835056809 ООО «ДИРЕКТУМ»