Получающие деньги на хозяйственные нужды сотрудники сдают авансовый отчет. Обычно денежные средства выдаются работникам на командировки, закупку канцелярских товаров, ГСМ, оплату услуг сторонних организаций. Какие действия выполняет бухгалтер при приемке авансового отчета?
Форма авансового отчета
Сотрудники, получившие наличные из кассы с обязательством предоставить отчет о расходовании, считаются подотчетными лицами.
Авансовый отчет – это первичный документ, который показывает потраченные деньги подотчетными лицами.
Он должен отвечать установленным требованиям.
- Для авансового отчета предусмотрен типовой бланкФорма утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 года № 55. Компания может разработать форму авансового отчета самостоятельно.
- Работник пишет авансовый отчет в единственном варианте.
- Прикладывая отчет, работник предоставляет все подтверждающие документы расходов: накладные, чеки кассовых аппаратов, билеты, счета за жильё и др.
Список этих бумаг представлен на обороте авансового отчета. Вся документация, прилагаемая к отчету, нумерована по порядку её включения.
Порядок действий бухгалтера
Сотрудник обязан представить авансовый отчёт в бухгалтерию до истечения срока, определённого руководством.
Организация сама определяет срок подачи авансового отчета ответственным лицом бухгалтерии.
Срок представления авансового отчета больше не ограничен тремя рабочими днями после окончания действия выданных средств или момента выхода сотрудника на работу.
Вот шаги по работе с расчётной документацией аванса в печатном виде.
- Бухгалтер выдает работнику отрывную часть бумажного отчета — расписку о принятии отчета к проверке. Затем нужно проверить правильность внесения сумм по оправдательным документам в авансовый отчет и оформить часть, предназначенную для заполнения бухгалтером.
- Руководитель организации либо другое лицо, наделенное властью руководителем, заполняет и утверждает авансовый отчет.
- Вместе с актом о выполненной работе работник обязан возвратить неистраченную часть выделенных средств. Оператор кассы при приёме денежных средств обязан оформить приходный кассовый ордер по форме № КО-1.
- Если работник подтвердил целесообразность траты значительной суммы средств в сравнении с предоставленной для отчета суммой, разница возмещается ему из кассы организации. При выдаче денег кассир обязан составить расходный кассовый ордер по форме № КО-2.