В последнее время было много информации о работе с электронными трудовыми книжками. Какие правила работы с такими документами и требованиями, предъявляемыми к компаниям наиболее существенны? Какие есть рекомендации для защиты предприятия от возможных проблем в связи с миграцией документов в цифровой формат?
С 1 января 2020 года в России начали действовать электронные трудовые книжки. Законодатели позаботились о том, чтобы переход на новый формат документов происходил постепенно. В 2020 году работодателям нужно будет вести одновременно электронный и бумажный варианты документов. После 1 января 2021 года потребуется сохранять два формата книжек только для тех сотрудников, которые этого захотят и выразят на то свою волю отдельным заявлением. Остальные специалисты перейдут на электронный документ.
Только в 2021 году появятся сотрудники, у которых на законном основании не будет бумажных трудовых книжек. Именно с этого момента при приеме на работу новичка потребуется трудовая книжка только электронного образца. В отношении более взрослых сотрудников работодателю при приеме на работу придется следить, какой он у них по счету работодатель и велась ли у работника на его предыдущем месте работы в 2020 году бумажная трудовая книжка.
Сотрудникам, которые примут решение не вести трудовую книжку на бумажном носителе, необходимо будет выдать в 2021 году трудовые книжки на руки.
Рекомендую сделать копии всех имеющихся у вас трудовых книжек, это поможет избежать претензий сотрудников, если у ПФР возникнут вопросы к тому или иному периоду их трудовой деятельности.
Новый отчет
Пенсионным фондом России уже опубликован проект формы СЗВ-ТД. Новый документ вводится в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Первые сведения по данной форме работодатель должен был предоставить в ПФР до 15 февраля 2020 года, далее отправлять отчет следует ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
В форме необходимо отражать информацию только о тех сотрудниках, в отношении которых производились кадровые перестановки. То есть теперь все записи, которые вы вносили в трудовую книжку на бумажном носителе, передаются в ПФР по форме СЗВ-ТД.
Если никаких событий в трудовой деятельности работника не происходило, достаточно указать только дату приема на работу. События указывайте в графе 7 цифровыми кодами. Например, прием на работу – 1, перевод – 2, а увольнение – 3. При увольнении нужно указать реквизиты приказа, а также статью, по которой расстались с работником.
Следует отметить, что данный документ можно предоставлять и на бумажном носителе, а не только в электронном виде, но только в том случае, если численность сотрудников не превышает 25 человек. В этом случае форму СЗВ-ТД нужно заверять подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при ее наличии).
И еще одно важное изменение: с 1 января 2021 года данные о приеме и увольнении нужно представлять в Пенсионный фонд России по форме СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, следующего после издания соответствующего приказа.
Порядок миграции
Перед началом перехода на новый формат документов нужно установить или обновить программу для передачи сведений в ПФР о трудовой деятельности работников. Называться этот отчет будет так же, как форма, – СЗВ-ТД. Сейчас специалисты ПФР готовят специальную программу, с помощью которой кадровики смогут сдавать данный отчет.
Далее обязательно нужно завести электронную почту кадровой службы, на которую сотрудники организации могут направлять заявления, касающиеся кадрового учета. Зачем это нужно? Потому что сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям работодатель в переходный период должен будет выдавать сотрудникам не только в бумажном, но и электронном виде. Такие правила содержатся в статье 66.1 ТК РФ.
После этого работодателю стоит провести аудит кадровых документов и разработать образцы заявлений. В связи с нововведениями всем организациям предстоит изменить ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка) и локальные акты, которые упоминают трудовую книжку. Так что подготовьте проекты изменений и утвердите их.
Также стоит разработать образец уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Обязательное уведомление
Работодателю нужно предупредить каждого работника о том, что он может получить на руки бумажную трудовую книжку, в том случае если не хочет, чтобы предприятие продолжило ее вести.
Обратите внимание: о праве сохранить бумажную трудовую книжку нужно предупредить всех работников, включая тех, кто находится в декретном отпуске. Причем для этого надо не только направить письменное уведомление, но и получить от сотрудника подписанное им уведомление.
На это мероприятие законодатели отвели работодателю весь 2020 год.
Также необходимо разработать образец заявления, если работник захочет и далее отражать сведения о своей профессиональной деятельности в бумажной трудовой книжке. В случае принятия решения о сохранении бумажного варианта документа работнику необходимо такое заявление подписать.
Ответственность за нарушения
Государственная дума в декабре 2019 года приняла в первом чтении законопроект, который вводит административную ответственность для должностных лиц, если те два и более раз в течение года нарушают сроки подачи сведений или направили неполную/недостоверную информацию о трудовой деятельности работников в информационную систему ПФР.
Этот законопроект еще будет дорабатываться, в частности уточнятся штрафные санкции за такие нарушения. Однако в действующей редакции КоАП РФ предусмотрена ответственность, которую можно применять при нарушении установленных правил:
- за нарушение порядка и срока предоставления сведений об индивидуальном (персонифицированном) учете в ПФР для должностных лиц штраф от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ),
-
за нарушение сроков и порядка предоставления сведений работникам предусмотрен штраф:
- от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица,
- от 30 000 до 50 000 рублей для юрлица
(ст. 5.27 КоАП РФ).
Юлия Рыбалко, ведущий специалист по расчету заработной платы юридической компании «ПРИОРИТЕТ»