Уволившийся директор не имеет права оставлять у себя «на руках» оригиналы документов, относящихся к деятельности компании. Если документы за период его работы утрачены или повреждены, их нужно восстановить.
Пока компания ведет деятельность, она обязана хранить документы по бухучету, налогам и хозяйственным сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Многие договоры и первичку нельзя выбрасывать даже после того, как закрыли бизнес.
Законом «О бухгалтерском учете» и Налоговым кодексом РФ обязанность по обеспечению сохранности документов возлагается на директора. В случае его увольнения все документы должны быть переданы новому руководителю. И это ответственность увольняющего. Если какие-то документы потеряны или повреждены, их нужно восстановить.
Общий для всех список документов, которые передаются при смене генерального директора, может выглядеть так:
- учредительные (регистрационные) документы;
- лицензии, свидетельства, патенты и другие разрешительные документы;
- договоры и первичка по ним;
- доверенности;
- бухгалтерская документация;
- прочие документы – в зависимости от специфики компании.
В конфликтных ситуациях директор, который покидает компанию, может отказаться от организации передачи дел или оставить часть документов себе, преследуя личные цели. Такие действия незаконны. Новый руководитель может привлечь бывшего директора к ответственности через суд.
Подобный спор недавно рассматривал арбитражный суд Северо-Кавказского округа. Прежний руководитель не передал документы о деятельности юрлица (устав, протоколы, свидетельства, приказы, договоры, бухгалтерскую и налоговую отчетность, первичку и др.). Как и следовало ожидать компания выиграла это дело. Арбитры обязали бывшего директора передать оригиналы документов.
Принимая решение в пользу, компании судьи АС Северо-Кавказского округа в постановлении от 27.02.2024 по делу № А32-24513/2023 опирались на нормы закона «О бухгалтерском учете» и Налоговый кодекс РФ.
Согласно ч. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» при смене руководителя организации должна быть организована передача документов организации. Документы передаются по акту, который подписывает с одной стороны увольняющийся, с другой — вновь назначенный директор. Дата акта должна совпадать с последним рабочим днем увольняющего директора.
Если каких-то документов нет, их нужно восстанавливать. Причем, сделать это обязан прежний директор, в период работы которого документы были утрачены. Кроме того, факт отсутствия документов должно быть зафиксирован в акте.
А, если документы были уничтожены по истечении срока хранения, это нужно подтвердить актами уничтожения.