Последние полгода значительно изменили жизнь организаций – теперь практически весь бизнес перешел на удаленный режим работы. Как организовать обмен оригиналами документов, если вы или ваш контрагент работаете удаленно? По просьбе журнала «Расчет» Анжелика Максимова, старший бухгалтер Acsour, рассказала о тонкостях восстановления документооборота.
В своем письме от 22 апреля 2020 года № 03-01-10/32570 Минфин России отметил возможность использования скан-образов первичных учетных документов в исключительных случаях, например, в таких как пандемия коронавируса. Согласно ведомству, копии «первички» могут использоваться для регистрации содержащихся в них данных, а также в целях оперативного принятия управленческих решений.
Тем не менее упомянутое выше письмо не освободило организации от обязанности получить оригиналы документов, хотя срок их доставки до бухгалтерии допускается отложить до окончания пандемии.
Для подтверждения расходов необходимы именно оригиналы первичных документов. Кроме того, при проведении камеральной проверки инспектор вправе запросить подлинники бумаг в случае необходимости (п. 2 ст. 93 НК РФ). Важно вести бухгалтерский и налоговый учет в соответствии с законом, несмотря на сложности с удаленным режимом работы. Одним из наиболее удобных на сегодня способов обмена оригиналами документов является переход на электронный документооборот с партнерами. Давайте подробней разберем, что делать, если подлинник был утерян.
Порядок действий
Правила бухучета и налоговое законодательство не устанавливают четкого механизма восстановления утраченных документов. Поэтому в случае утери или гибели «первички» рекомендуется принять ряд мер во избежание проблем с контролирующими органами в дальнейшем: руководитель организации приказом назначает специальную комиссию, участники которой должны заняться установлением причин утери документов. Комиссия готовит акт, в котором будут указаны обстоятельства утери, а также меры по восстановлению документов. Данный порядок прописан в пункте 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 года № 105 (норма по-прежнему актуальна, она утратит силу только с 1 января 2022 г.).
Если бумаги были утеряны в результате стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, председателю или члену комиссии нужно обратиться в сторонние организации для официального подтверждения произошедшего и получить соответствующие документы:
- при пожаре – справку органа противопожарной службы (МЧС России);
- стихийном бедствии – справку территориального управления МЧС России;
- краже – справку местного управления дел; затоплении – акт о затоплении,
- подписанный собственником помещения, справку из РЭУ.
Необходимо помнить, что в случае чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными событиями, необходимо обязательно провести инвентаризацию, по итогам которой составляется опись утраченных документов.
В случае если документы были утеряны по вине работника, в первую очередь необходимо получить от него письменные объяснения (ст. 193 ТК РФ). Далее на основании его объяснений и анализа обстоятельств утраты руководитель организации принимает решение о дисциплинарном взыскании и издает соответствующий приказ. После этого компания принимает меры по восстановлению документов.
Если не принять никаких мер по исправлению ситуации, то утрата документов, даже по причинам, не зависящим от организации, не будет исключать ее вину. В этом случае бездействие налогоплательщика будет рассматриваться в качестве налогового правонарушения со всеми вытекающими из этого последствиями.
Порядок восстановления
В идеальном варианте организация должна восстановить все утраченные документы, поскольку согласно части 1 статьи 29 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года «первичка» подлежит хранению не менее пяти лет после отчетного периода. Такого же мнения придерживается в своих письмах Минфин России, например, в письмах от 22 июля 2013 года № 03-02-07/2/28610, от 7 июня 2013 года № 03-02-07/1/211911. Если восстановить все бумаги невозможно, то необходимо провести такую работу в отношении документов за текущий год и за период, который может быть охвачен налоговой проверкой согласно статье 89 НК РФ – три календарных года, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки.
Формирование новой отчетности
После того как процедура восстановления утраченных документов будет завершена, следующим шагом необходимо сформировать журнал хозяйственных операций, восстановить регистры бухгалтерского учета и непосредственно саму отчетность.
В случае расхождения части показателей с отчетностью, предоставленной налоговыми органами, необходимо продолжить формировать документы, однако следует быть готовыми к тому, что часть налогов придется пересчитать – доплатить недостающие суммы, а также пени и штрафы, подать уточненные декларации.
Уведомление об утрате
Следует ли известить налоговую инспекцию о факте массовой утраты документов? Решение – исключительно за руководством организации, поскольку законодательство не обязывает сообщать о подобных случаях ни в налоговую инспекцию, ни во внебюджетные фонды. Кроме того, необеспечение сохранности первичных документов – повод для включения организации в план выездных проверок. Однако, заранее предупредив инспекцию об утрате, например, в результате ЧС, компания сможет договориться об отсрочке предоставления запрашиваемых бумаг, связанной с необходимостью их восстановления.
В случае если организация не смогла восстановить все утраченные документы, но приняла решение не корректировать отчетность и не доначислять налоги, следует быть готовыми, что инспекция самостоятельно доначислит налоги расчетным путем, а свою позицию придется отстаивать в суде.
Возможные санкции
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского и налогового учета является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За несоблюдение требований предусмотрено наказание для юридических лиц.
Штраф составит от 10 000 рублей, если срок содеянного – один налоговый период, до 30 000 рублей – в случае нарушений в течение нескольких налоговых периодов (п. 1, 2, ст. 120 НК РФ). Для ситуаций, когда совершенные нарушения влекут за собой занижение налоговой базы или базы для исчисления страховых взносов, предусмотрено взыскание штрафа, равного 20% от суммы неуплаченного налога или страховых взносов. Размер такого штрафа составляет не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).
За несоблюдение сроков подачи документов в налоговые органы, а также достоверности содержащейся в них информации, на налогоплательщика накладывается штраф в размере 200 и 500 рублей соответственно за каждый документ (ст. 126 НК РФ).
За грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ) накладывает штраф на должностных лиц в размере от 5 000 до 20 000 рублей при повторном нарушении.
Любая потеря подлинников затрудняет текущую деятельность бухгалтера, требуя привлечения дополнительных трудовых и временных затрат. Игнорировать факт утраты «первички» ни в коем случае нельзя. Следует разработать план по восстановлению документов и действовать целенаправленно, шаг за шагом, кропотливо восстанавливая утраченные подлинники. Если же вы понимаете, что для реализации проекта вам не хватает соответствующих ресурсов, рекомендуем обратиться к специализирующимся на данной проблеме провайдерам для того, чтобы процедура восстановления прошла наиболее эффективно.