С 18 февраля 2020 года действуют новые сроки хранения документов организации.
Росархив в Приказе от 20.12.2019 № 236 опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Прежний перечень, который был утвержден приказом Минкультуры, утратил силу. Изменения, которые касаются работы бухгалтера, собраны в таблице.
| Документ | Срок хранения | Как было | Статья Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|---|---|---|---|
| Договоры и соглашения | |||
|
Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества |
По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств 10 лет 5 лет |
Постоянно | 94 |
| Договор дарения (пожертвования) имущества | До ликвидации организации | Постоянно | 90 |
| Договор лизинга | 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. | Постоянно | 96 |
| Документы по залогу недвижимости | 10 лет с момента истечения срока действия договора. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. | Постоянно | 98 |
|
Договор мены недвижимости; движимого имущества |
До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнения обязательств |
5 лет по истечении срока действия договора или по истечении обязательств по соглашению | 99 |
|
Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу |
15 лет 10 лет |
5 лет | 101 |
| Договор кредита или займа с условием о залоге имущества | 10 лет | 5 лет | 261 |
| Счета-фактуры | |||
| Счета-фактуры | 5 лет | 4 года | 317 |
| Зарплата и доходы физлиц | |||
| Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат, вознаграждений и страховых взносов | 6 лет | 5 лет | 309 |
| Реестры сведений о доходах физлиц | 5 лет | 75 лет | 313 |
|
Лицевые счета работников: для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года; делопроизводство закончено после 1 января 2003 года |
75 лет 50 лет |
75 лет | 296 |
| Первичные документы | |||
| Первичные учетные документы | 5 лет. Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу | 5 лет | 277 |
| Расчет и уплата налогов и взносов | |||
| Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет | Не регулировалось | 305 |
|
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные): для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года; делопроизводство закончено после 1 января 2003 года |
75 лет 50 лет |
Ранее существовало две статьи. Одна из них предусматривала, что годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС нужно хранить постоянно, а квартальные — пять лет. По другой для деклараций и расчетов авансовых платежей по пенсионным взносам был закреплен пятилетний срок, если есть лицевые счета | 308 |
| Основные средства | |||
| Документы о переоценке основных фондов и амортизации | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов | Постоянно | 323 |
| Документы о списании основных средств | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. | Постоянно | 323 |
| Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т. е. при передаче с баланса на баланс | 5 лет после выбытия имущества | Постоянно | 325 |
| УСН | |||
| Книги учета доходов и расходов | 5 лет | Постоянно | 318 |
| Экспертно-аналитические мероприятия | |||
| Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов | 10 лет |
Не регулировалось Была обязанность постоянно хранить документы по комплексным (тематическим) проверкам организации |
142 |
| План финансово-хозяйственной деятельности | |||
|
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету: по месту утверждения; по месту разработки |
5 лет постоянно |
Постоянно | 243 |
|
Отчеты о выполнении планов ФХД: годовые; квартальные; месячные |
постоянно 5 лет 1 год |
Не регулировалось. Распространялись общие требования к годовым планам организации — постоянное хранение | 272 |
| Гранты и субсидии | |||
| Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий | 5 лет | Постоянно | 262 |
| Кадровые документы | |||
| График отпусков | 3 года | 1 год | 453 |
| Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | 5 лет | 383 |
| Заявки о потребности в иностранцах | 1 год | 5 лет | 377 |
| Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда | 5 лет | Постоянно | 409 |
| Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий | 45 лет | Постоянно | 424 |
| Трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников | Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет | 75 лет | 435 |
| Уведомления, предупреждения работников | 3 года | Не регулировалось | 436 |
| Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии | 1 год | Не регулировалось | 451 |
| Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 45 лет | Не регулировалось | 423 |