Чтобы избежать списания расходов на услуги гостиницы по командировкам, необходимо соблюдать два главных правила.
Командировочные расходы относятся к прочим
КомандировкаЭто командировка сотрудника в другой регион для осуществления профессиональных обязанностей по указанию руководства.
Командированному работнику оплачивают:
- суточные;
- расходы по найму жилого помещения;
- Рассчитываются издержки на дорогу к месту командировки и назад.
- Дополнительно могут быть затраты на услуги связи и почты, получение виз и паспортов, консульские и аэропортовые сборы.
В рамках налогового учета подобные расходы отражаются как другие расходы по статье 264 Налогового кодекса РФ.
Кроме указанных расходов, работнику компенсируются затраты на . Вспомогательные услуги в номерах гостиниц, включенные в стоимость проживания. (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль за счёт расходов на дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей, можно только если эти услуги отвечают требованиям статьи 252 НК РФ.
- их производственной направленности;
- документального подтверждения;
- экономической обоснованности.
Учтем, как включать в налоговый учет расходы на дополнительные услуги гостевых домов.
Нормальные условия проживания
Расходы по оплате Услуги, предоставляемые в гостиницах и добавляемые к стоимости проживания. Расходы на это можно учесть в прибыли, однако делать это следует с осмотрительностью. Налоговая служба пристально следит за подобными тратами.
Дополнительные услуги не установлены законом.
При расчете налога на прибыль затраты на дополнительные услуги гостиницы, необходимые для нормального проживания (например, прачечная и химчистка), учитываются как расходы. Таким образом, предприятие может ориентироваться на потребности сотрудника в удобстве и комфорте (постановление Шестнадцатого ААС от 1 февраля 2021 г. по делу № А15-1287/2019).
Компенсация затрат на аренду машины у отеля вне рабочего времени будет неуместной.
Налоговый кодекс Российской Федерации прямо запрещает учитывать в расходах услуги, указанные в отдельном пункте счета, если …
- с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;
- С предоставлением дополнительных услуг в номере (мини-бар, платные телеканалы и пр.).
- В распоряжении пользователей бассейн, тренажерный зал, сауна и другие удобства.
Если цена за эти услуги отсутствует в гостиничном счёте как отдельная строка, а входит в общий итог, то вся сумма идёт в раздел расходов на проживание.
Телефонные переговоры
Телефонные разговоры из гостиницы и оплата интернет-доступа требуют внимательного отношения. В этом случае применима норма подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ: стоимость звонков или доступа к интернету, включенная в гостиничный счет, можно отразить в общей сумме расходов на проживание.
Если у работника есть отдельные счета за звонки и интернет, то стоимость этих счетов можно вычесть из расходов на оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Чтобы подтвердить производственный характер затрат, попросите сотрудника, находящегося в командировке, приложить к авансовому отчету детализацию счета за услуги связи с указанием номеров вызываемых абонентов или хотя бы указать номера абонентов с расшифровкой в заявлении о возмещении расходов на телефонные звонки.
Питание в счете за проживание
К расходам на еду применяют такой же подход.
К примеру, Если цена завтрака входит в общую сумму проживания и не указана отдельно. Фирма может включить полную сумму в расходы, связанные с командировкой (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если стоимость завтрака указана отдельно, списать её в налоговом учете нельзя. Расходы на питание компенсируются из суточных, а дополнительную оплату завтрака налоговая служба признает необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Такой подход подтверждают и суды, например, Постановление АС Северо-Западного округа от 31 января 2019 г. № Ф07-16272/18.
Компания учела командировочные траты по заявкам работников и выставленным Rechnung отеля, где указана цена номера, но не указывается стоимость питания.
При проверке инспекция не оспаривала достоверность первичных документов, но посчитала, что компания необоснованно учла в командировочных расходах стоимость питания в гостиницах. Налоговый орган представил прайс-листы и прейскуранты на питание и проживание, полученные от гостиницы.
Судьи посчитали, что прайс-листы не могут служить основанием для отказа в учете командировочных расходов при расчете налога на прибыль.