Налоговый учет затрат на производство сувенирной продукции напрямую зависит от цели, ради которой сувенирка была изготовлена или приобретена.
Рекламой считается распространение информации, в том числе, брошюр, буклетов, сувениров и т.п., неопределенному кругу лиц. Согласно письму ФНС России от 25.04.2007 № ШТ-6-03/348, под неопределенным кругом лиц понимают тех, кто не мог быть заранее определен в качестве получателя рекламной информации.
Если дарите сувенирку партнерам
Если вы дарите сувениры в ходе переговоров, только участникам встречи, такие расходы не будут считаться рекламными. В данном случае ограничен круг получателей. Расходы на подарки определенному кругу лиц, расцениваются как безвозмездно переданное имущество, такие расходы не могут уменьшают базу по налогу на прибыль на основании п.16 ст. 270 НК РФ (письмо Минфина России от 19.10.2010 № 03-03-06/1/653).
Поскольку в данном случае речь идет о бесплатной раздаче товаров заранее определенному кругу лиц, придется начислить НДС. Независимо от стоимости безвозмездно раздаваемых сувениров их рыночную цену нужно включать в налоговую базу по НДС. Положения подпункта 25 п. 3 ст. 149 НК РФ на такие ситуации не распространяются.
Тем не менее списать затраты можно. Если раздаете партнерам сувенирную продукцию, на которой нанесена ваша символика, такие расходы можно учесть, как представительские (письмо УФНС России по г. Москве от 30.30.2008 № 20-12/041966.2). Для обоснования и учета представительских расходов вам понадобятся не только документы от поставщика на приобретение ТМС, накладные, акты, чеки, но и приказ со сметой, а также отчет о мероприятии с указание программы, времени и места проведения встречи и списком участников (письмо Минфина РФ от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288).