Отмена командировок из-за ограничительных мер привели к огромному объему возвратов и связанных с этим потерь для бизнеса. Рассмотрим все нюансы учета таких операций.
В случае отмены командировки по объективным обстоятельствам, таким как карантин, отмена рейсов, закрытие границ и прочее, затраты на оформление виз, штрафы за возврат билетов и другие расходы могут быть признаны в составе принимаемых расходов для целей налога на прибыль. Рассмотрим план действий, который поможет подтвердить обоснованность затрат компании на отмененную командировку.
План действий
Первым шагом будет создание приказа по организации. В документе необходимо указать все особенности, детали и причины отмены командировки или любого другого несостоявшегося события в компании. В приказе также важно указать порядок действий по каждому виду расходов, которые ранее были запланированы в бюджете, и назначить лиц, ответственных за контроль.
В случае, если на отмененную командировку уже были получены авансы, нужно предусмотреть порядок расчетов с сотрудниками. Кроме того, в приказе нелишним будет указать порядок компенсации затрат сотрудникам и описать правила возврата неизрасходованных ранее средств, полученных под отчет.
На основании приказа бухгалтер сможет определить порядок учета тех или иных расходов и потребовать от ответственных лиц оформления необходимых подтверждающих документов.
В качестве обоснования отмены рабочих поездок из-за пандемии в приказе можно сослаться на следующие источники:
- пункт 18 Приложения к письму Роструда от 9 апреля 2020 года № 0147-03-5;
- пункт 1.3 Постановления Главного государственного санитарного врача РФ от 13 марта 2020 года № 6;
- рекомендации Роспотребнадзора, направленные письмом от 10 марта 2020 года № 02/3853-2020-27;
- информационное сообщение Рос¬авиации; «Информация для туристов», утвержденная Ростуризмом.
Приказ будет служить косвенным доказательством обоснованности отмены командировок или иных подобных событий.
Далее нужно проанализировать список возникших расходов и собрать подтверждающие документы. Если расходы возникли в связи с COVID-19, то такие расходы бухгалтеру необходимо отразить в составе «прочих расходов» для целей бухгалтерского учета в соответствии с пунктом 13 ПБУ 10/99.
В налоговом учете эти расходы могут быть учтены как убытки в составе внереализационных расходов в соответствии с подпунктом 6 пункта 2 статьи 265 НК РФ.
Обратите внимание: такие расходы учитываются в составе налоговых расходов без учета сумм предъявленного НДС. При этом необходимо проанализировать действительные причины возникновения затрат и собрать документы, подтверждающие обоснованность данных расходов.
В случае отмены командировки могут возникнуть расходы, которые впоследствии можно учесть как убытки компании. К таковым, например, относятся:
- оформление виз, добровольного медицинского страхования для работников;
- штрафы за возврат билетов;
- штрафы за отмену бронирования гостиницы, транспорта.
Важный нюанс: проверьте условия договора по возврату билетов или отмене бронирования. Если билеты приоб¬ретались через агента или посредника, в договоре должны быть прописаны порядок возврата, расчета суммы штрафа, а также ситуации, в которых данный штраф не применим.
Для принятия в налоговых расходах штрафных санкций или невозвратной стоимости билетов порядок формирования таких сумм должен быть подтвержден условиями договора с поставщиком. Если эти условия указаны в договоре, то траты можно учесть для целей прибыли при наличии первичных документов на сумму штрафа или невозврата (акт, расчет суммы штрафа, отчет и т. п.).
Виктория Скворцова, руководитель отдела бухгалтерских услуг Acsour