В ФСБУ 27/2021 установлены требования к документам бухучета: их разрешено оформлять в бумажном или электронном виде. От этого зависит способ исправления ошибок. А недавно ФНС разъяснила, какой электронной подписью нельзя подписывать первичку.
Основные требования к первичным документам
ФСБУ 27/2021 определяет требования к документам бухучета. Они могут быть составлены в бумажном или электронном виде.
Заметим, что ФНС запрещает инспекциям указывать в требовании о представлении документов условия о том, в каком виде они должны быть представлены (см. Письмо ФНС от 29 сентября 2023 г. № Д-5-26/56@).
Документы составляются на русском языке. Если на иностранном языке, то необходимо его построчно перевести.
Все записи указывают в рублях независимо от валюты, которую используют при расчетах, и места ведения деятельности. Если стоимость выражена в инвалюте, то запись делают одновременно в инвалюте и в рублях.
Датой составления первичного документа считается дата его подписания. Если дата совершения хозяйственной операции отличается от даты составления документа, нужно указать и ее.
Если учетный документ оформлен на основании другого, то этот документ, который определен как «оправдательный документ», нужно обязательно указать.
Первичные документы могут быть оформлены на бумаге любого размера. При этом необходимо учитывать, что первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ. А с точки зрения удобства в работе он должен быть читаемым. Поэтому сокращать формат бумажного листа нужно в разумных пределах.
Отсутствие хотя бы одного из обязательных реквизитов бухгалтерской «первички» лишает документ статуса первичного учетного документа.
Как проверить, все ли обязательные реквизиты есть в первичке
Как правило, первичный учетный документ имеет такую условную структуру:
- вводная часть;
- содержательная часть;
- заключительная часть.
Во вводной части должны быть указаны наименование и дата составления документа, а также наименование лица (организации или ИП), от имени которого составлен документ.
В содержательной части, как правило, отражают суть факта хозяйственной жизни (выплата денег, передача имущества и т.п.). Здесь же приводят натуральные или денежные измерители и единицы измерения (рубли, килограммы, штуки и т.п.).
В заключительной части отражены данные ответственного лица:
- наименование должности, фамилия и инициалы лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
- или лица, ответственного за оформление свершившегося события.
Первичный учетный документ заверяется подписью ответственного лица (одного или нескольких).
Если хорошо представлять себе структуру документа, легко отследить наличие в нем всех обязательных пунктов.
Какой электронной подписью нельзя подписывать первичные документы
Электронная подпись обладает такой же юридической силой, что и собственноручная. Для подписания документов компании используют квалифицированную электронную подпись юрлица. С этой целью выдают обезличенный сертификат, зарегистрированный на юрлицо. В нем нет указания на физлицо, которое действует от имени юрлица без доверенности.
Но для использования в бухучете любой документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные законодательством (п. 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ). Один из них — подпись лица (с указанием должности), которое совершает сделку или операцию и отвечает за ее оформление.
ФНС разъяснила, что электронные документы не могут быть подписаны обезличенной электронной подписью: при этом не выполняются требования о том, что документы подписывает руководитель организации или уполномоченные им лица (см. письмо ФНС от 17 июля 2024 г. N ЗГ-2-26/10319).
Поэтому в компании должен быть установлен список лиц, имеющих право подписать первичные учетные документы.
Исправление первичных документов
Порядок внесения исправлений в бухгалтерские документы зависит от того, в каком виде он составлен.
Если документ бумажный, порядок его исправления всем хорошо известен.
Ошибочные сведения нужно зачеркнуть (как правило, одной чертой), так, чтобы текст или сумма читались. Далее написать «Исправлено», проставить дату исправления и заверить подписями ответственных лиц, с указанием их Ф. И. О и должностей.
Если же вы ошиблись в электронном документе, то в этом случае разрешается составить новый. В новом документе нужно будет указать, что он составлен взамен первоначального, а также дату исправления. Заверить его нужно электронными подписями ответственных лиц с расшифровкой их должностей, Ф. И. О. или других реквизитов, необходимых для идентификации.
Важно сохранить файлы таким образом, чтобы новый (исправленный) документ открывался вместе с первоначальным.