Расходы на перевозку можно подтвердить транспортной накладной. Если накладная оформлена с недочетами, например, не полностью, для подтверждения расходов можно использовать другие документы. Но, лучше, не надеяться на иные документы, а оформлять накладные правильно и полностью.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены в рамках деятельности, направленной на получение дохода согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ.
Все расходы для их учета в налоговой базе по прибыли должны быть документально оформлены в соответствии с законодательством РФ.
Статьей 313 НК РФ предусмотрено, что для подтверждения расходов на перевозку грузов используются первичные учетные документы.
Транспортная накладная может быть применена как первичный учетный документ если в ней есть все обязательные реквизиты, определенные статьей 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Транспортная накладная утверждена в Приложении 4 Постановления Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации»
Транспортная накладная может быть принята, если она составлена по утвержденной форме, и в ней правильно заполнен раздел 16 «Стоимость услуг перевозчика…».Только в этом случае, накладная является документом, которые согласно статье 252 НК РФ подтверждает затраты на перевозку.
Если в накладной раздел 16 не заполнен, как пишут налоговики в письме от 19.04.2021 № СД-4-2/5238@, для целей отражения затрат на перевозку в бухгалтерском и налоговом учете должен быть оформлен первичный учетный документ, отвечающий требованиям статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, то есть еще один документ.
В пункте 20 Постановления Пленума ВС РФ № 26 от 26.06.2018 говорится, что что отсутствие, неправильность или утрата транспортной накладной сами по себе не являются основанием для признания договора перевозки груза незаключенным или недействительным. Наличие между сторонами договорных отношений может подтверждаться иными доказательствами и документами.
Документы, которые могут подтвердить перевозку кроме самой накладной, налоговики назвали в письме ФНС России от 19.04.2021 № СД-4-2/5238@. Это договоры, товарные накладные, счета-фактуры, платежные документы, таможенная декларация, проездные документы и т.п.
Кроме того, применение иных документов важно для реализации прав организации по исчислению налоговой базы в пределах, установленных статьей 54.1 НК РФ.