Большинство из нас сдает СЗВ-СТАЖ впервые – за 2017 год. Отчет, на первый взгляд, не сложный. Но и в нем, как выяснилось, есть подводные камни. Тем, кто уже начал сдавать этот отчет, нередко приходят и отказы, и предупреждения. Также не всегда бывает ясно, как показать некоторые нестандартные ситуации. Это бывает и на уровне «включать – не включать (человека в отчет)», и на уровне заполнения таблицы – «как отразить». Эксперты бератора помогут разобраться в нюансах сдачи СЗВ-СТАЖ.
Начнем с того, что это отчет о страховом стаже – о тех периодах, когда человек числился в компании, то есть находился с ней в трудовых отношениях. По факту наличия трудовых отношений и решают вопрос о том, включать или не включать данные о человеке в отчет.
Как убедиться в том, что трудовые отношения есть
Обратите внимание, вносить в СЗВ-СТАЖ данные о стаже человека за 2017 год нужно даже в том случае, если вознаграждение ему не выплачивали и взносы не начисляли, но он в компании числился.
Представить СЗВ-СТАЖ за 2017 год ( тип сведений – ИСХ) следует не позднее 1 марта 2018 года. Некоторые наши коллеги уже попытались сдать СЗВ-СТАЖ досрочно и получили отказ. Так, отказ вы получите тоже, если в разделе 1 неверно укажете сведения о компании. Сверьте ИНН, КПП и регистрационный номер компании в ПФР из этого раздела с шапкой отчета. А также проверьте, как вы записали наименование вашей компании в отчете СЗВ-СТАЖ и в форме ОДВ-1. Здесь не должно быть никаких расхождений – ни на точку, ни на кавычку. Мелочей быть не может. Если ошибетесь в регистрационном номере, ИНН или наименовании, фонд не примет отчет и вышлет протокол с кодом ошибки 50. Это значит, что понадобится сдать форму еще раз с верными данными.
Если вы не уложитесь с пересдачей в пятидневный срок, вас оштрафуют
В разделе 2 убедитесь, что верно указан отчетный период — 2017 год.
Как сдать СЗВ-СТАЖ за 2017 год – на бумаге или электронно – зависит от численности работников вашей компании
Теперь перейдем к разделу 3.
В отчете не должно быть периодов, которые относятся к 2016 и 2018 годам.
Перепроверьте Ф.И.О. и номера СНИЛС каждого физлица. Если СЗВ-СТАЖ формирует ваша учетная программа, убедитесь, что информация из базы совпадает с кадровыми документами. Фонд будет сверять эту информацию с СЗВ-М и разделом 3 расчета по взносам – вы их уже сдали. Расхождений быть не должно. За недостоверные сведения будет штраф.
На каждый месяц стажа физлица из СЗВ-СТАЖ вы должны были подать СЗВ-М. Если в каком-то месяце кого-то забыли, фонд потребует дополняющую форму и предъявит за забытого сотрудника 500 рублей штрафа.
Также сравнят стаж физлица в СЗВ-СТАЖ с разделом 3 расчета по страховым взносам на предмет начислений взносов. Если их нет – попросят пояснения. Может быть, этот раздел даже придется уточнять.
Если по одному человеку нужно отразить несколько периодов работы, каждый из периодов укажите отдельной строкой. Графы Ф.И.О. и СНИЛС заполняют один раз.
Графы 6 и 7 таблицы предназначены для периодов работы, которые пришлись на 2017 год. Например, сотрудника взяли на работу в 2016 году, и он до сих пор в штате. Тогда период его работы в отчете за 2017 год будет с 01.01.2017 по 31.12.2017. Если человек устроился в компанию 1 июня, а уволился 10 октября, период его работы – с 01.06.2017 по 10.10.2017.
Периоды, когда сотрудник числился в штате, но не работал, надо отражать в графах 6 и 7 отдельными строчками и со специальными кодами в графе 11. Это периоды болезни, декрета, разных видов отпусков. Выделять командировки в отдельные строки раздела 3 не надо.
Здесь же надо проставлять специальные коды для подрядчиков и других работников по ГПД. Если в договоре есть срок действия, то в СЗВ-СТАЖ ставьте дату окончания срока по договору. Если срока действия нет, ставьте дату подписания акта выполненных работ. В графе 11 ставят код ДОГОВОР. Специальный код НЕОПЛДОГ ставят, только если в отчетном периоде с подрядчиком не расплатились.
Какие ставить коды
Есть в таблице раздела 3 СЗВ-СТАЖ особая графа 14. Она предназначена для информации о том, что человек с 1 января 2018 года в вашей компании уже не работает. Но только если он уволился 31 декабря 2017 года. Это единственный случай, когда нужно ставить крестик в графе 14. Так может быть, например, в случае отпуска с последующим увольнением.
Как в нашем примере
Если сотрудник уволился в середине года или даже 29 декабря, в графах 6 и 7 отчета просто нужно показать период его работы.
Разделы 4 и 5 в годовом отчете СЗВ-СТАЖ не заполняют. Информацию в этих разделах надо приводить, только если сдаете форму с типом сведений «Назначение пенсии».
А сотрудника, который в 2017 году ушел на пенсию и уволился, никак выделять в годовой форме не нужно. По нему нужно указать период его работы до выхода на пенсию.
Теперь разберемся с формой ОДВ-1. В описи к годовому СЗВ-СТАЖ обязательно заполните разделы 1- 3. Раздел 4 не заполняйте. Он для случаев, когда вы сдаете СЗВ-ИСХ или СЗВ-КОРР.
Как заполнить ОДВ-1
Когда сдают СЗВ-ИСХ
Когда сдают СЗВ-КОРР