Убыток можно перенести на будущее. На него можно уменьшить налогооблагаемую прибыль следующих отчетных (налоговых) периодов. Документы, на основании которые организация списала убыток нужно хранить чуть дольше обычных сроков.
Первичные документы, которые подтверждают сумму убытка, нужно хранить в течение всего срока переноса плюс 4 года после года окончательного списания (подп. 8 п. 1 ст. 23, п. 4 ст. 283 НК РФ).
Для большинства документов, применяемых от ведения бухучета и расчета налогов, срок хранения составляет 5 лет. Это срок установлен в статье 29 закона о бухучете № 402-ФЗ и в статье 23 Налогового кодекса РФ.
Согласно статье 23 НК РФ в обязанности налогоплательщика входит: «в течение 5 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов».
Этот срок исчисляется с окончания налогового периода, в котором документ был использован. К отдельным документам по конкретным налогам установлены иные сроки хранения.
Именно об этом решил напомнил Минфин РФ в письме от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632.
С 2017 года статья 283 Налогового кодекса РФ разрешает организациям уменьшать налоговую базу по прибыли на убытки прошлых налоговых периодов. Но, не более чем на 50%.
Если организация воспользовалась этим правом и уменьшила налоговую базу по прибыли на убытки прошлых лет, документы, подтверждающие убыток, нужно хранить в течение всего периода, по которому эти суммы были применены для уменьшения налоговой базы.
Обязанность хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков, вытекает из статьи 283 Кодекса.
Подобный вывод был сформулирован в определениях Конституционного Суда РФ от от 26.10.2017 № 2463-О, от 28.02.2019 № 278-О.
В целом это полностью соответствует требованию хранить документы в течение 5 лет, считая это срок с окончания того налогового периода, в котором документ был применен.