Предприятия обязаны хранить поступающие и исходящие документы. Количество бумаг, с которыми работают организации, может быть огромным, что повышает риск ошибок при ведении документации. Руководство по срокам хранения поможет быстро разобраться в правилах и временных рамках сохранности бухгалтерских, налоговых и кадровых документов.
Общий подход к хранению документов
Законодательство обязывает компании и индивидуальных предпринимателей обеспечивать сохранность бухгалтерских, налоговых и кадровых бумаг. Для разных видов документов установлены разные сроки хранения, варьирующиеся от года до 75 лет и более.
В зависимости от масштабов предприятия главный бухгалтер определяет порядок систематизации и хранения документов. Если компания малого размера, например, счета на оплату, выписанные в адрес фирмы, специалисты учета хранят вместе с платежными документами или связывают авансовые отчеты и заявления на выдачу средств.
Бухгалтерские документы
Для определения сроков хранения первичных документов, отчетности и корпоративных бумаг следует руководствоваться правилами архивного дела, изложенными в статье 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В общем случае такие документы компании и ИП хранятся пять лет. Для некоторых видов бумаг предусмотрены более длительные сроки. Например, учетная политика сохраняется пять лет после года последнего ее применения для бухучета.
Если для документа в Перечне установлен срок хранения меньше пяти лет, организация хранит его не менее пяти лет. Если срок из Перечня больше пяти лет, предприятие сохраняет документ в течение срока, указанного в Перечне.
Стандарт ФСБУ 27/2021 установил порядок хранения документов. В числе прочих условий Стандарт закрепляет положения о хранении подлинников и обязательства по сохранению бумаг в первоначальном виде.
Переводы бумажных документов в электронный вид для хранения недопустимы. Физически документы, как бумажные, так и базы данных с электронными документами, должны находиться на территории Российской Федерации. ФСБУ 27/2021 устанавливает другие правила хранения документов, изучение которых рекомендуется.
Налоговые документы
По обеспечению сохранности налоговых документов подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса устанавливает пятилетний срок хранения. Норма обязывает налогоплательщиков сохранять данные бухгалтерского и налогового учета, а также другие документы, которые могут понадобиться для расчета и перечисления налогов.
Компании должны сохранять документы для расчёта страховых взносов в течение шести лет.
Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса бумаги хранятся пять лет. Норма устанавливает обязанность налогоплательщиков сохранять бухгалтерские и налоговые документы, а также другие материалы, которые могут понадобиться для расчета и перечисления налогов.
Компании должны сохранять документы, важные для расчёта страховых взносов, в течение шести лет.
Кроме упомянутых документов компания обязана хранить подтверждающие расходы на независимую оценку квалификации сотрудников до истечения срока действия договора по проведению оценки и в течение первого года работы специалиста, финансирование которого осуществлял общество. Минимальный срок хранения не должен быть меньше четырех лет, как предусмотрено абзацем 5 пункта 3 статьи 264 НК РФ.
Важно помнить, что согласно пункту 4 статьи 283 НК РФ бумаги, подтверждающие объем убытков, понесенных бизнесом, хранят до тех пор, пока предприятие не прекратит уменьшать налоговую базу текущего периода суммами ранее полученных убытков.
Для некоторых корпоративных бумаг законодатель установил другие сроки, отличные от указанных ранее. Так, по пункту 3 статьи 264 НК РФ компании обязаны хранить документы, подтверждающие затраты на обучение работника в течение всего действия договора и года работы сотрудника, образование которого предприятие финансировало на основании трудового договора. При этом срок хранения документов не может быть меньше четырех лет.
Кадровые документы
Важно: для некоторых корпоративных бумаг законодатель установил сроки хранения, отличные от указанных ранее. Так, пункт 3 статьи 264 НК РФ устанавливает, что компании должны хранить документы, подтверждающие затраты на обучение работников, в течение всего действия договора и года работы сотрудника, образование которого предприятие финансировало по трудовому договору. Минимальный срок хранения таких документов — четыре года.
В завершении рассмотрим кадровую документацию. Предприятия хранят большое количество таких бумаг. Закон устанавливает максимально допустимый срок хранения именно для документов, касающихся деятельности работников.
Согласно архивному законодательству определен срок хранения документов данного типа. В Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, перечислены наименования документов и продолжительность, на которую компания должна обеспечивать их сохранность.
Для некоторых корпоративных бумаг законодатель установил сроки хранения, отличные от указанных ранее. Например, пункт 3 статьи 264 НК РФ устанавливает хранение документами, подтверждающими затраты бизнеса на обучение работника, в течение всего срока действия договора и года работы сотрудника, образование которого финансировало предприятие на основании трудового договора. Минимальный срок хранения документов — четыре года.