Спецодежда: правила выдачи и учета скорректированы

С тем, что аббревиатура СИЗ не слишком благозвучна, трудно не согласиться. Даже некоторые поисковики в ответ на соответствующий запрос выдают не сведения о средствах индивидуальной защиты (а именно так расшифровываются эти три буквы), а инструкции о том, как выжить в следственном изоляторе. Что ж, учитывая сегодняшние реалии, можно угодить и в это «гостеприимное заведение» – если в результате несчастного случая в компании окажется, что сотрудники работали без этих самых СИЗ.

Но не будем о плохом – поговорим всего лишь о бухгалтерском и налоговом учете специальной одежды и обуви. Рассмотрим, как оформляются в учете операции по приобретению, эксплуатации спецодежды, а также по передаче права собственности на нее работникам, и какие риски при этом возникают.

Итак, согласно статье 209 Трудового кодекса РФ спецодежда используется для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения. Она приобретается работодателем за свой счет и выдается работникам в связи с вредными и (или) опасными условиями труда и при работе в особых температурных условиях или условиях, связанных с загрязнением (ст. 221, 212 ТК РФ).

С 1 января 2015 года организации вправе самостоятельно определять порядок списания материальных расходов на спецодежду (и иного имущества, не являющегося амортизируемым, включая малоценное). Теперь спецодежду можно списывать более чем в течение одного отчетного периода с учетом срока ее использования или иных экономически обоснованных показателей (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Срок полезного использования спецодежды должен утвердить руководитель фирмы своим приказом. Исходить при этом следует из типовых отраслевых норм бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты (приказ Минздравсоцразвития РФ от 01.06.2009 № 290н – ред. от 12.01.2015).

Учет бухгалтерский

Бухгалтерский учет специальной одежды нужно вести на счете 10 «Материалы» с разбивкой по субсчетам 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» и 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».

Приобретение спецодежды отражается на дату принятия ее к учету следующими записями:

Дебет 10 «Материалы», субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»,   Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
— отражено приобретение спецодежды;

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»   Кредит 60
— отражена сумма НДС, предъявленная продавцом спецодежды;

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»,   Кредит 19
— сумма НДС, предъявленная продавцом, принята к вычету;

Дебет 60   Кредит 51
— произведен расчет с продавцом спецодежды.

ПРИМЕР 1. КАК УЧЕСТЬ СПЕЦОДЕЖДУ
Фирма «Авто-М» занимается мойкой автомашин. В январе для служащих автомойки было приобретено 10 пар резиновых перчаток по цене 590 руб. (в т. ч. НДС – 90 руб.) и 10 пар резиновых сапог по цене 4720 руб. (в т. ч. НДС – 720 руб.).
В этом же месяце одежда и обувь были выданы сотрудникам мойки.
Приказом руководителя установлен срок полезного использования: на перчатки – два месяца, на сапоги – 18 месяцев.
Бухгалтер в январе должен сделать следующие проводки:
Дебет 10-10   Кредит 60

— 500 руб. (590 – 90) – получены перчатки;
Дебет 10-10   Кредит 60

— 4000 руб. (4720 – 720) – получены сапоги;
Дебет 19   Кредит 60

— 8100 руб. ((90 руб. + 720 руб.) × 10 пар) – отражен НДС;
Дебет 60   Кредит 51

— 5310 руб. (590 + 4720) – оплачена спецодежда;
Дебет 68 Субсчет «Расчеты по НДС»   Кредит 19

— 810 руб. – произведен налоговый вычет;
Дебет 10-11   Кредит 10-10

— 500 руб. – выданы перчатки сотрудникам;
Дебет 10-11   Кредит 10-10

— 4000 руб. – выданы сапоги сотрудникам;
Дебет 20 (26)   Кредит 10-11

— 500 руб. – списана стоимость выданных перчаток.
Ежемесячно в течение 18 месяцев бухгалтер будет делать проводку:
Дебет 20 (26)   Кредит 10-11

— 222,22 руб. (4000 руб. : 18 мес.) – частично списана стоимость сапог.
Таким образом, до конца года будет списано 2666,64 руб. (222,22 руб. × 12 мес.).
Стоимость спецодежды, числящаяся на счете 10 на конец года, составит 1333,36 руб. (500 + 4000 – 500 – 2666,64).
Эта сумма будет указана в годовом балансе по строке 1210.

Передача в эксплуатацию

Передача в эксплуатацию спецодежды отражается в зависимости от того, единовременно или нет списывается ее стоимость на расходы.

Передача спецодежды в эксплуатацию при единовременном списании на дату выдачи работникам отражается так:

Дебет 20 «Основное производство» (08 «Вложения во внеоборотные активы», 23 «Вспомогательные производства», 25«Общепроизводственные расходы», 44 «Расходы на продажу»)   Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
— спецодежда выдана работникам;

Дебет 012 «Спецодежда, переданная в эксплуатацию»
— выданная работникам спецодежда отражена за балансом.

Передача спецодежды в эксплуатацию при равномерном списании на дату выдачи работникам выглядит следующим образом:

Дебет 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»,   Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»

— спецодежда выдана работникам.

Далее ежемесячно равными долями в течение срока носки:

Дебет 20 «Основное производство» (08, 23, 25, 44)   Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
— отражено погашение части стоимости спецодежды.

В случае выбытия (например, порчи или утраты) – на дату выбытия:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»   Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
— списана остаточная стоимость спецодежды.

Читайте также «СИЗ: покупаем, выдаем и учитываем»

Что с НДС?

В соответствии со статьями 171 и 172 Налогового кордекса РФ компания может принять к вычету «входной» НДС, предъявленный поставщиком спецодежды, если:

• поступление спецодежды отражено в учете на основании первичных документов поставщика (договор и товарная накладная);
• есть счет-фактура от поставщика, правильно оформленный с соблюдением требований законодательства;
• работники, которым выдана спецодежда, заняты в облагаемой НДС деятельности.

Поскольку право собственности на спецодежду остается у компании и работникам она выдается во временное пользование, на дату выдачи реализации не происходит и НДС начислять не надо.

ПРИМЕР 2. «В ТОМ ЧИСЛЕ НДС»
Организация приобрела спецодежду и выдала ее работникам. Стоимость спецодежды составила 35 400 руб. (в т. ч. НДС – 5400 руб.). Стоимость спецодежды списывается на расходы равномерно в течение срока ее службы.
На дату принятия спецодежды к учету делаются следующие записи:
Дебет 10 «Материалы», субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»,   Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

— 30 000 руб. (35 400 руб. – 5400 руб.) – отражено приобретение спецодежды;
Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»   Кредит 60

— 5400 руб. – отражена сумма НДС, предъявленная продавцом спецодежды;
Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»,   Кредит 19

— 5400 руб. – сумма НДС, предъявленная продавцом, принята к вычету;
Дебет 60   Кредит 51

— 35 400 руб. – произведен расчет с продавцом спецодежды.
На дату выдачи работникам:
Дебет 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»,   Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»

— 30 000 руб. – спецодежда выдана работникам.

За вычетом износа

Между работником и работодателем может быть достигнута договоренность, что при увольнении работник не будет возвращать спецодежду. Здесь возможны два варианта: когда работник компенсирует стоимость невозвращенной спецодежды и когда такая компенсация не выплачивается. Остаточная стоимость спецодежды удерживается из зарплаты работника. В ситуации, когда работник компенсирует стоимость спецодежды из своей зарплаты, получается, что к работнику переходит право собственности на эту спецодежду.

Возникает вопрос: нужно ли в данной ситуации начислять НДС на сумму выплачиваемой работником компенсации?

По мнению Минфина России, такую передачу права собственности для целей применения НДС следует рассматривать как операцию по реализации спецодежды, подлежащую обложению этим налогом в общеустановленном порядке (письмо от 09.07.2013 № 03-07-11/26420. То есть компенсация, удержанная с работника с его согласия, является оплатой спецодежды и облагается НДС.

Некоторые суды, впрочем, считают, что если в бухгалтерском учете организации операции по удержанию стоимости невозвращенной спецодежды с работников отражены как компенсация убытков, оснований рассматривать их как реализацию и облагать НДС нет.

ПРИМЕР 3. СПЕЦОДЕЖДА «НАПРОКАТ»
Работник организации, получивший во временное пользование новую спецодежду, уволился из организации. При увольнении работник по договоренности с работодателем представил заявление с просьбой оставить у себя выданную спецодежду и удержать ее стоимость из причитающейся ему зарплаты. Договорная стоимость спецодежды, право собственности на которую после увольнения перешло к работнику, составляет 5900 руб. (в т. ч. НДС 900 руб.). 
Не погашенная на момент увольнения работника стоимость выбывшей спецодежды (с учетом ее износа) составляет 3000 руб. и не превышает размер среднего месячного заработка работника. Для целей налогового учета доходов и расходов организация применяет метод начисления.
В учете организации компенсация за спецодежду, которая удерживается из зарплаты работника при его увольнении в связи с оставлением у него спецодежды, отражается так:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»   Кредит 91-1

— 3540 руб. – отражена в составе прочих доходов сумма компенсации за спецодежду, право собственности на которую перешло к работнику;
Дебет 91-2   Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»

— 540 руб. – начислен НДС при реализации спецодежды;
Дебет 91-2   Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»

— 3000 руб. – списана непогашенная стоимость выбывшей спецодежды;
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»   Кредит 73, субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

— 3540 руб. – удержана компенсация за спецодежду из зарплаты работника.

Безвозмездно, то есть даром

Работодатель может не требовать от работника компенсации остаточной стоимости спецодежды, то есть речь идет о безвозмездной передаче спецодежды в собственность работника. В этом случае составляется акт, в котором надо указать стоимость передаваемой бесплатно спецодежды.

Согласно пункту 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ операция по передаче права собственности на безвозмездной основе также облагается НДС.

Налоговая база при безвозмездной передаче работникам спецодежды, в соответствии с подпунктом 1 статьи 153 Налогового кодекса РФ, определяется как стоимость переданной одежды, исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному (письмо Минфина России от 25.08.2016 № 03-07-11/49604). Такой ценой в данном случае является стоимость одежды, указанная в составленном акте на переход спецодежды в собственность работника. Налогообложение производится по налоговой ставке 18% – в соответствии с пунктом 3 статьи 164 Налогового кодекса РФ. НДС, начисленный в связи с такой передачей, в составе налоговых расходов не учитывается на основании пункта 16 статьи 270 Налогового кодекса РФ. Следовательно, в бухгалтерском учете на дату начисления НДС возникают постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (ПНО) (п. 4, 7 ПБУ 18/02).

ПРИМЕР 4. СОБСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА
Изменим условия предыдущего примера. Предположим, что работник в соответствии с достигнутой договоренностью не компенсирует работодателю стоимость не возвращенной при увольнении спецодежды.
Передача работнику в собственность спецодежды оформляется актом, согласно которому стоимость передаваемой бесплатно спецодежды составляет 3000 руб.
В учете организации передачу спецодежды оформляют записями:
Дебет 91-2   Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»

— 540 руб. – начислен НДС при реализации спецодежды;
Дебет 91-2   Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»

— 3000 руб. – списана непогашенная стоимость выбывшей спецодежды;
Дебет 99   Кредит 68, субсчет «ПНО»

— 108 руб. (540 руб. × 20%) – отражено ПНО.

ФСС заплатит

Напомним, что ежегодно страхователи могут направить на профилактику производственного травматизма и профессиональных заболеваний до 20% страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Право на финансовое обеспечение за счет страховых взносов предупредительных мероприятий по охране труда имеют все страхователи независимо от формы собственности, вида деятельности и численности, если они в предыдущем году осуществляли хозяйственную деятельность. Финансирование осуществляется в соответствии с Правилами, утвержденными Приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н (далее – Правила).

Заявления о финансовом обеспечении предупредительных мер принимаются в срок до 1 августа. Подать заявление, в частности, можно в электронном виде через Единый портал госуслуг www.gosuslugi.ru. Документы, прилагаемые к заявлению, предоставляются на бумажном носителе, уточняют в ФСС.

Финансовому обеспечению предупредительных мер за счет сумм страховых взносов по данному виду страхования подлежат расходы страхователя на 12 мероприятий по охране труда, указанных в Правилах, в том числе на приобретение работникам-«вредникам» спецодежды и других СИЗ.

Обязательным условием для получения финансирования является отсутствие недоимки по уплате страховых взносов, непогашенных пеней и штрафов на день подачи заявления.

Напомним несколько важных нюансов. Принимаются расходы на приобретение спецодежды, обуви и других СИЗ, изготовленных исключительно на территории Российской Федерации.

Но кроме копий сертификатов (деклараций) соответствия требованиям технического регламента Таможенного союза «О безопасности средств индивидуальной защиты», с заявлением необходимо представлять еще и копии заключений о подтверждении производства промышленной продукции на территории РФ, выданных Минпромторгом в отношении выбранных для финансирования СИЗ.

Заключение является обязательным документом при подаче заявления и действительно в течение одного года со дня его выдачи. Перечень выданных заключений размещен в открытом доступе на сайте Минпромторга. Истечение срока действия заключения является основанием для исключения информации о соответствующем заключении из указанного перечня выданных заключений. Кроме того, уже при подаче заявления страхователь должен будет указывать дату изготовления СИЗ и срок их годности.

Кроме того, с августа 2017 год а организация вправе возмещать расходы на покупку спецодежды лишь в том случае, если она изготовлена в России из тканей, трикотажных полотен, нетканых материалов отечественного производителя.

Здесь возникает вопрос: при возмещении расходов на покупку спецодежды за счет средств ФСС России надо ли восстанавливать НДС, который ранее был принят к вычету из бюджета? По нашему мнению, это излишне, поскольку такие случаи не поименованы в пункте 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Вместе с тем, если Фонд соцстраха возмещает потраченные на предупреждение травматизма средства с учетом НДС, у организации возникает двойная выгода: при приобретении и учете спецодежды НДС был правомерно принят к вычету, а впоследствии стоимость СИЗ с учетом НДС была возмещена фондом.

Вероятность того, что подобная ситуация вызовет претензии со стороны контролеров, велика.

Но риск уменьшается в ситуации, когда от ФСС России получено разрешение на возмещение расходов без учета НДС, предъявленного поставщиками спецодежды (письмо Минфина России от 14.08.2015 № 03-07-11/47007). Чиновники подтвердили правомерность вычета НДС, если стоимость ТМЦ уменьшает страховые взносы в ФСС России без учета НДС.

ПРИМЕР 5. СИЗ «ОТ ФСС»
Компания закупила спецодежду стоимостью 10 000 руб. (без учета НДС). Спецодежда передана сотрудникам в том же месяце, а ее стоимость списана на расходы единовременно. ФСС России возместил компании расходы на приобретение спецодежды.
В бухгалтерском учете надо сделать следующие записи:
Дебет 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»,   Кредит 60

— 10 000 руб. – отражена стоимость оприходованной спецодежды;
Дебет 19   Кредит 60

— 1800 руб. – учтен «входной» НДС со стоимости приобретенной спецодежды;
Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС»,   Кредит 19

— 1800 руб. – принят к вычету НДС со стоимости спецодежды;
Дебет 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»,   Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»

— 10 000 руб. – выдана спецодежда работникам;
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы»,   Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»

— 10 000 руб. – списана стоимость выданной спецодежды;
Дебет 69, субсчет «Расчеты с ФСС России по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»,   Кредит 76, субсчет «Расчеты с ФСС России по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»

— 10 000 руб. – уменьшена задолженность перед ФСС России по страховым взносам на стоимость спецодежды;
Дебет 76, субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»,   Кредит 91, субсчет «Прочие доходы»

— 10 000 руб. – признан прочий доход в сумме фактически осуществленных расходов на приобретение спецодежды.

Читайте также «Расходы на СИЗ: успейте получить деньги от ФСС»

Важно знать: ТОП-7

1. Компания может принять к вычету «входной» НДС, предъявленный поставщиком спецодежды, при соблюдении ряда условий. Так как право собственности на спецодежду остается у компании и работникам она выдается во временное пользование, на дату выдачи реализации не происходит и НДС начислять не надо.

2. Если спецодежда, обувь и другие СИЗ приобретены за счет страховых взносов, подлежащих уплате в ФСС, то суммы НДС, предъявленные продавцами этих товаров, вычету не подлежат (письмо Минфина России от 20.06.18 № 03-07-11/42124.

3. Увольняющийся работник отказывается сдавать спецодежду. На даче пригодится или просто «дорога как память». Можно ли удержать остаточную стоимость спецодежды из зарплаты работника без его согласия? Нельзя, разъясняет Роструд.

4. Если спецодежда после увольнения работника остается у работника и он компенсирует стоимость спецодежды из зарплаты, необходимо с суммы компенсации исчислить НДС.

5. Если спецодежда после увольнения работника остается у работника и он не компенсирует стоимость спецодежды, в этом случае также необходимо исчислить НДС со стоимости спецодежды, указанной в акте передачи.

При этом НДС, начисленный в связи с такой передачей, в составе налоговых расходов не учитывается.

6. Обязательным условием для получения финансирования от ФСС является отсутствие недоимки по уплате страховых взносов на день подачи заявления.

7. Если ФСС возместил расходы на приобретение спецодежды, НДС, ранее принятый к вычету из бюджета, восстанавливать не надо.

P.S. Что будет, если не выдать спецодежду? Ничего хорошего – такая «экономия» чревата неприятностями как административного, так и уголовного порядка.

Статья 5.27.1 КоАП РФ, предусматривающая ответственность за нарушение законодательства об охране труда, действует с 1 января 2015 года.

Санкции следующие:

• штраф от 20 000 до 30 000 рублей – для должностных лиц и ИП;
• штраф от 130 000 до 150 000 рублей – для компаний.

Ну а уж если произошел несчастный случай на производстве… Но не будем о плохом – покупаем, выдаем, учитываем, списываем.

Читайте также «Власти разрешили покупать спецодежду ЕАЭС»

Татьяна Рохлина, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

---

Читать оригинал