С 1 января 2021 года возобновляются кассовые проверки. Обратите внимание на новшества при выдаче денег под отчет и учтите их в работе.
Проверки могут проводиться также за ноябрь и декабрь текущего года: при обнаружении ошибок предусмотрена административная ответственность. Исправьте допущенные недочеты, пока 2020 год не завершился.
Не выдавайте деньги из запрещенных источников
Выдавать деньги под отчет можно исключительно за счет наличной выручки. Новые правила расчетов запрещают выдавать средства подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Например, заемных средств, поступивших в кассу, и возвращенных подотчетных сумм. Последние необходимо сначала сдать в банк.
Кредиты доступны исключительно микрофинансовым учреждениям и определенным специализированным организациям, таким как потребительские кооперативы (п. 1 Указаний).
Используйте выделенные средства исключительно по одобренным назначениям.
Ранее использование наличных средств из кассы допускалось только в определенных случаях. Сейчас список исключений отменен, но установлен перечень разрешённых действий.
Подчетный может использовать деньги, полученные из кассы, только по назначению — оплачивать товары (кроме ценных бумаг), работы и услуги.
Налог на доходы физических лиц и платежи с выплаченных сумм при отсутствии авансового расчета.
В случае обнаружения отсутствия отчетности о подотчетных суммах со стороны подотчетного лица, вам придется оплатить налоги и страховые взносы.
Также будет и штраф – 20% от недоимки.
Не поможет даже ВС РФ (см. Определение от 3 февраля 2020 г. № 310-ЭС19-28047).
Если отчеты о расходах сотрудников не предоставляются в срок, целесообразно принять превентивные меры. В течение месяца после окончания срока возврата средств выдайте распоряжение об удержании денег из заработной платы сотрудника, проинформируйте его об этом и получите согласие на возврат средств.
Правила кассовых операций меняются
Центральный банк разработал предложение по изменению Указания № 3210-У, которое коснется правил получения наличных из кассы, включая выдачу под отчет.
Деньги выдаются по распоряжению руководителя, записанному в письменном виде, или по заявлению подотчетного лица с отметкой директора.
Отменена система заявлений. Оформление распоряжений на выдачу наличных станет возможно для нескольких раз и разных подотчетных лиц.
Срок подачи авансового отчета изменится. Сейчас он равен трем дням, но руководители фирм смогут устанавливать свой собственный срок.