Каждый год налоговики публикуют множество писем с указаниями по заполнению формы 6-НДФЛ. Форма проста, но из-за большого количества жизненных ситуаций иногда требуется уточнить правила заполнения документа. В статье разбираем некоторые такие ситуации.
Ситуация 1. Зарплата начислялась, но не выплачивалась
В расчетной форме 6-НДФЛ указываются только доходы работника, полученные в виде заработной платы. В документе отражаются начисленные и выплаченные средства на момент представления расчета по форме 6-НДФЛ.
Доход, полученный в одном налоговом периоде, но выплаченном в другом, учитывается в следующем периоде.
Сумма задолженности по заработной плате, например, за 2022 или 2023 год, выплаченная работникам организации в 2025 году, относится к доходам налогового периода 2025 года. Эти средства нужно отразить:
- При расчете налога на доходы физических лиц за 2024 год по форме 6-НДФЛ.
- Кроме того, прилагается справка о доходах и суммах налога физического лица по форме № 1 к расчету 6-НДФЛ за 2025 год.
Чтобы исключить суммы заработной платы, фактически не выплаченной работникам, необходимо внести соответствующие изменения в расчет 6-НДФЛ за 2022 или 2023 год и представить уточненный расчет 6-НДФЛ за этот период. Налоговый агент обязан направить такие документы, если в первичном отчете не отражены сведения или допущены ошибки.
В случае исправления ошибки и подачи 6-НДФЛ за прошлый период применяйте форму, действующую в тот период. На титульном листе уточненного расчета 6-НДФЛ в поле «Номер корректировки» укажите:
- «1—» – если исправляете расчет впервые;
- «2—» – если во второй раз и т. д.
В отчёте могут быть разнообразные погрешности: в суммах доходов и вычетов, расчётах налогов, КПП, ОКТМО, персональных данных и др. Исправление зависит от локализации ошибки. В исправляемый отчет включаются разделы 1 и 2 с достоверной информацией. Приложение 1 (Справки о доходах физических лиц) содержит данные только по сотрудникам, нуждающимся в коррекции. Например, некорректно зачтен вычет или возвращен излишне удержанный налог.
Ситуация 2. Зарплата не начислялась
Если организация или индивидуальный предприниматель не уплачивал физическим лицам заработную плату или другие выплаты, то выполнение функций налогового агента не требуется. В такой ситуации отчет по форме 6-НДФЛ не подаётся.
Если выплаты работникам осуществлялись только в первом квартале, нулевой 6-НДФЛ необходимо сдать до конца года. Расчет потребуется подавать в инспекцию за все последующие отчетные периоды (первый квартал, полугодие, девять месяцев, год), если хотя бы в одном месяце налоговый агент выплачивал заработную плату, так как отчет заполняется нарастающим итогом.
Если работодатель выплачивал доход работникам только в первом квартале 2025 года, расчет необходимо сдать за первый квартал, за полугодие, за девять месяцев и за весь 2025 год. Нулевой отчет 6-НДФЛ за последующие периоды отражает начисления за предыдущие периоды.
Ситуация 3. Произошел пересчет зарплаты
Как отразить корректировку заработной платы в декларации по НДФЛ? Всё зависит от направления изменения: увеличение или уменьшение суммы.
При увеличении зарплаты дополнительные средства включаются в следующий по сроку отчет 6-НДФЛ как отдельная выплата. При уменьшении зарплаты из-за счетной ошибки, если это обнаружено после подачи 6-НДФЛ, необходимо подать уточненный расчет.
Налоговый вычет был сдержан, но в государственный бюджет не перечислен.
Если налог удержан, а компания в бюджет не перечислила средств, форму 6-НДФЛ заполняют обычным способом, как будто налог был перечислен вовремя.
Оплата налога не изменяет форму расчета. За несвоевременное уплату НДФЛ предусмотрена санкция.
Налоговый вычет повлиял на перерасчёт НДФЛ.
Стандартный налоговый вычет рассчитывается и предоставляется в том же месяце, когда выдаётся заработная плата. Если заработная плата за март 2024 года была выплачена в апреле, то при расчёте налога вычет также предоставляется за апрель. Об этом летом прошлого года напоминала ФНС России в письме от 05.06.2024 № ЗГ-2-11/8468.
При пересчёте налога без возврата работнику, переплату указывают в строке 180 раздела 2 расчета 6-НДФЛ. При возврате налога эту сумму отражают в строках 190 и 196 раздела 2 расчета.
Если налоговый агент в 2024 году удержал излишне сумму НДФЛ, а вернул её уже в следующем периоде, в 2025 году, то строку 180 расчета за 2024 год необходимо скорректировать.
Эксперты издания «Практическая энциклопедия бухгалтера» подготовили материал для журнала «Практическая бухгалтерия».