Фирма вправе провести ремонт офиса собственными силами без привлечения подрядчиков. Но, чтобы все расходы учесть в налоговой базе по прибыли нужны первичные документы. И стройка или ремонт собственными силами — не исключение.
Даже в случае, когда строительные работы произведены своими силами, расходы на выполнение работ и закупку стройматериалов, организация должна подтвердить первичными документами.
Требование статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, о том, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, должно быть выполнено.
Сумму, потраченную на ремонт, можно списать в расходы сразу в полном объеме. Это разрешено пунктом 1 статьи 260 НК РФ. Причем, даже по отношению к арендованному помещению на основании пункта 2 статьи 260 НК РФ.
Для подтверждения экономической обоснованности расходов, связанных с ремонтом офиса, можно составить акт осмотра офиса комиссией с указанием дефектов помещения.
Перечень работ нужно утвердить приказом директора с назначением ответственного исполнителя. Далее нужно составить смету, с расчетом необходимого количества материалов. Окончание ремонта можно оформить актом произвольной формы.
Документы, которые подтвердят расходы на ремонт
Документы для подтверждения экономической необходимости
- Акт комиссии о недостатках помещения или Акт о выявленных дефектах основного средства или Дефектная ведомость.
- Приказ руководителя организации о проведении ремонта, составленный в произвольной форме.
- График работ и смета ремонтных работ с учетом затрат на оплату труда стоимости материалов. Итоговая цифра сметы – это общая стоимость ремонта.
Для подтверждения закупки строительных материалов
- товарная накладная, обычно по форме ТОРГ-12,
- транспортные документы,
- счет-фактура,
- УПД (универсальный передаточный документ – объединяет товарную накладную, транспортные документы и счет-фактуру),
- свидетельства и сертификаты, которые выдают к некоторым видам отделочных материалов.
Для подтверждения расходов строительных материалов
Накладная о перемещении материалов по форме № М-11, если ремонт проводится на той же территории, что и склад материалов. Или накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15, если ТМЦ использовались в другом месте.
Для подтверждения ремонта
- Внутренний акт о приемке-сдаче выполненных работ.
- Акт о списании израсходованных материалов.
- Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме № ОС-3.
- Инвентарная карточка учета объекта основных средств по форме № ОС-6, куда вносятся сведения о проведенном ремонте.
Акты о сдаче-приемке работ и списании материалов
Акты являются подтверждением того, что переданные материалы были потрачены действительно на ремонт. В акте нужно зафиксировать объем, в котором произведены работы согласно утвержденной смете или размер отклонений.
Акт приемки отремонтированного объекта
На отремонтированное помещение тоже нужно составить о приеме-сдаче отремонтированного объекта основных средств по форме № ОС-3. В нем указывают вид ремонтных работ и их стоимость. Затем нужно внести информацию о выполненных работах в инвентарную карточку по форме № ОС-6.
Если в документами возникли какие-либо проблемы поможет Бухгалтерская справка, в которой нужно указать общую стоимость ремонта: заработную плату, сумму страховых взносов, расходы на материалы и пр.
Итак, документы для подтверждения расходов на ремонт помещений собственными силами обязательный. Без них налоговая не примет расходы и доначислят налоги. Доначисления ФНС вследствие того, что нет первички по строительным расходам, суда признают правомерными. Например, таким было решение АС Дальневосточного округа, изложенное в постановлении от 12.08.2021 № Ф03-4170/2021 по делу № А04-9231/2020.
Доказывать необходимость расходов и обосновывать их размер должна компания, а не налоговики.