Ответ эксперта
Форменная одежда нужна для того, чтобы визуально показать принадлежность работника к конкретной организации. В этом и состоит принципиальное отличие формы от спецодежды, которая нужна для того, чтобы защищать сотрудников от вредных или опасных условий труда. Для некоторых видов деятельности униформа обязательна. Большинство компаний самостоятельно решает, вводить униформу или нет. Если форму передают работникам во временное пользование, затраты на нее можно принять к учету, но на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ форма обязательно должна демонстрировать принадлежность работника к конкретной организации. Затраты признают в составе прямых или косвенных расходов – в зависимости от установленного фирмой перечня прямых издержек. Такие указания даны Минфином в письмах № 03-03-06/1/54958 от 30 октября 2014 года, № 03-03-06/1/349 от 19 июля 2012 года и № 03-03-06/2/109 от 5 июля 2011 года.
Компания сама решает, как признавать подобные затраты: единовременно на дату передачи формы или постепенно в течение срока ее использования. Свое решение фирма должна отразить в учетной политике, как этого требует статья 313 НК РФ. Есть и альтернативный вариант отражения затрат на форменную одежду – в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией, в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Эту норму можно применять и в целях учета затрат по уходу за форменной одеждой, которая принадлежит организации. Это такие затраты, как стирка, глажка, химчистка, дезинфекция, ремонт и т. п. Если же форма передана работнику на праве собственности, все издержки по уходу за ней несет работник.