Налоговые органы тщательно проверяют расходы на дополнительные услуги, доступные командированным сотрудникам в гостиницах. Для избежания списания расходов необходимо помнить нормы НК РФ о запрещённых тратах и правильно оценить обоснованность затрат.
Командировочные расходы относятся к прочим
КомандировкаЭто выезд сотрудника в другой регион для исполнения трудового задания за пределами его обычного рабочего места по указанию начальства.
Командированному работнику оплачивают:
- суточные;
- расходы по найму жилого помещения;
- Расходы на дорогу к месту командировки и обратно.
- Дополнительные затраты, такие как оплата услуг связи и почтовой доставки, оформление виз и паспортов, консульские и аэропортовые сборы и прочее.
В налоговом учете эти расходы относятся к прочим расходам согласно статье 264 Налогового кодекса Российской Федерации.
Кроме того, работнику компенсируют расходы на оплату. Услуги, предоставляемые в гостиницах и приходящие к счёту за номер. (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Снижение налоговой базы по налогу на прибыль за счёт затрат на предоставление дополнительных услуг в гостинице допустимо лишь при соблюдении условий, изложенных в статье 252 НК РФ.
- их производственной направленности;
- документального подтверждения;
- экономической обоснованности.
Рассмотрим учет расходов на дополнительные услуги, предоставляемые гостями отеля.
Нормальные условия проживания
Расходы по оплате Вспомогательные услуги, предоставляемые гостиницами и учитываемые при оплате проживания. Расходы на развитие можно отразить в отчетности о прибыли, однако это следует делать с большой внимательностью. Налоговые органы обращают особое внимание на подобные траты.
О каких-то особенных услугах закон ничего не говорит.
При расчете налога на прибыль можно учитывать стоимость дополнительных услуг гостиницы, необходимых для нормального проживания: прачечной, химчистки и подобных (постановление Шестнадцатого ААС от 1 февраля 2021 г. по делу № А15-1287/2019).
Возмещение затрат на аренду машины из отеля вне рабочего времени покажется необъяснимым.
Согласно статье 264 Налогового кодекса РФ услуги, указанные в отдельном пункте счета и связанные…
- с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;
- В номере доступны дополнительные услуги: мини-бар, платные телеканалы и другие.
- В распоряжении гостей бассейн, тренажерный зал, сауна и прочее.
Если цена этих услуг не выделена в отдельную строку на счёте гостиницы, а включена в общую сумму, полная сумма идёт в расходы на проживание.
Телефонные переговоры
Обратите внимание на оплату телефонных переговоров и доступа к интернету в гостинице. В этом случае тоже применяется норма подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ: если стоимость звонков или доступа входит в счет, её можно включить в общую сумму расходов на проживание.
Если у сотрудника есть отдельные счета за звонки и интернет, стоимость их можно включить в расходы на оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Чтобы подтвердить производственный характер расходов, попросите командированного сотрудника приложить к авансовому отчету расшифровку счета за услуги связи с указанием номеров вызываемых абонентов или указать номера абонентов с расшифровкой в заявлении о возмещении расходов на телефонные звонки.
Питание в счете за проживание
Расходы на еду также оцениваются таким же образом.
К примеру, Если цена завтрака входит в общую сумму оплаты проживания, но не указана отдельно. Фирма может включать полную сумму в расходы по командировкам (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если стоимость завтрака указана отдельно, её невозможно списать в налоговом учете. Расходы на питание покрываются за счет суточных, а дополнительную оплату завтрака налоговые органы признают необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Суды одобряют такой подход (например, постановление АС Северо-Западного округа от 31 января 2019 г. № Ф07-16272/18).
Фирма рассчитала командировочные расходы по данным авансовых отчетов сотрудников и счетов гостиниц, где указана только цена проживания, без разделения на стоимость питания.
При проверке инспекция не оспаривала правдивость первичных документов, но решила, что компания незаслуженно включила в командировочные расходы стоимость питания в гостиницах. В подтверждение своей позиции налоговый орган предоставил прайс-листы и прейскуранты на питание и проживание, полученные от гостиницы.
Судьи отказались принимать во внимание прайсы, указанные налоговым органом. Документы не относятся к первичному учету и не подходят для исключения командировочных расходов при исчислении налога на прибыль.