Расходы на дополнительное обслуживание в командировках: правила учета

Автор:

Налоговые органы тщательно проверяют расходы на дополнительные услуги, доступные командированным сотрудникам в гостиницах. Для избежания списания расходов необходимо помнить нормы НК РФ о запрещённых тратах и правильно оценить обоснованность затрат.

Командировочные расходы относятся к прочим

КомандировкаЭто выезд сотрудника в другой регион для исполнения трудового задания за пределами его обычного рабочего места по указанию начальства.

Командированному работнику оплачивают:

  • суточные;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • Расходы на дорогу к месту командировки и обратно.
  • Дополнительные затраты, такие как оплата услуг связи и почтовой доставки, оформление виз и паспортов, консульские и аэропортовые сборы и прочее.

В налоговом учете эти расходы относятся к прочим расходам согласно статье 264 Налогового кодекса Российской Федерации.

Кроме того, работнику компенсируют расходы на оплату. Услуги, предоставляемые в гостиницах и приходящие к счёту за номер. (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Снижение налоговой базы по налогу на прибыль за счёт затрат на предоставление дополнительных услуг в гостинице допустимо лишь при соблюдении условий, изложенных в статье 252 НК РФ.

  • их производственной направленности;
  • документального подтверждения;
  • экономической обоснованности.

Рассмотрим учет расходов на дополнительные услуги, предоставляемые гостями отеля.

Нормальные условия проживания

Расходы по оплате Вспомогательные услуги, предоставляемые гостиницами и учитываемые при оплате проживания. Расходы на развитие можно отразить в отчетности о прибыли, однако это следует делать с большой внимательностью. Налоговые органы обращают особое внимание на подобные траты.

О каких-то особенных услугах закон ничего не говорит.

При расчете налога на прибыль можно учитывать стоимость дополнительных услуг гостиницы, необходимых для нормального проживания: прачечной, химчистки и подобных (постановление Шестнадцатого ААС от 1 февраля 2021 г. по делу № А15-1287/2019).

Возмещение затрат на аренду машины из отеля вне рабочего времени покажется необъяснимым.

Согласно статье 264 Налогового кодекса РФ услуги, указанные в отдельном пункте счета и связанные…

  • с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;
  • В номере доступны дополнительные услуги: мини-бар, платные телеканалы и другие.
  • В распоряжении гостей бассейн, тренажерный зал, сауна и прочее.

Если цена этих услуг не выделена в отдельную строку на счёте гостиницы, а включена в общую сумму, полная сумма идёт в расходы на проживание.

Телефонные переговоры

Обратите внимание на оплату телефонных переговоров и доступа к интернету в гостинице. В этом случае тоже применяется норма подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ: если стоимость звонков или доступа входит в счет, её можно включить в общую сумму расходов на проживание.

Если у сотрудника есть отдельные счета за звонки и интернет, стоимость их можно включить в расходы на оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Чтобы подтвердить производственный характер расходов, попросите командированного сотрудника приложить к авансовому отчету расшифровку счета за услуги связи с указанием номеров вызываемых абонентов или указать номера абонентов с расшифровкой в заявлении о возмещении расходов на телефонные звонки.

Питание в счете за проживание

Расходы на еду также оцениваются таким же образом.

К примеру, Если цена завтрака входит в общую сумму оплаты проживания, но не указана отдельно. Фирма может включать полную сумму в расходы по командировкам (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если стоимость завтрака указана отдельно, её невозможно списать в налоговом учете. Расходы на питание покрываются за счет суточных, а дополнительную оплату завтрака налоговые органы признают необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Суды одобряют такой подход (например, постановление АС Северо-Западного округа от 31 января 2019 г. № Ф07-16272/18).

Фирма рассчитала командировочные расходы по данным авансовых отчетов сотрудников и счетов гостиниц, где указана только цена проживания, без разделения на стоимость питания.

При проверке инспекция не оспаривала правдивость первичных документов, но решила, что компания незаслуженно включила в командировочные расходы стоимость питания в гостиницах. В подтверждение своей позиции налоговый орган предоставил прайс-листы и прейскуранты на питание и проживание, полученные от гостиницы.

Судьи отказались принимать во внимание прайсы, указанные налоговым органом. Документы не относятся к первичному учету и не подходят для исключения командировочных расходов при исчислении налога на прибыль.