Формирование резерва на оплату отпусков позволяет заранее предусмотреть расходы и предотвратить внезапное существенное увеличение выплат работникам из-за отпускных.
Организация самостоятельно определяет необходимость создания резерва на выплаты отпускных. Создание резервов запрещено, если бухгалтерия использует кассовый метод учета в налоговом учете и/или ведет упрощенный учет.
При принятии решения о создании отпускных резервов это закрепляют в учетной политике (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).
Расчет сумм резерва производится, учитывая количество неиспользованных дней ежегодного отпуска работников за расчетный период и среднедневную заработную плату. Величина резерва должна равняться общей сумме отпускных для всех сотрудников с учетом налогов и взносов.
Резервы — будущие расходы, которые планируется произвести. В бухгалтерском учёте это оценочные обязательства, отражаемые на счете учета резервов предстоящих расходов 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».
Формирование резерва по счету 96 производится по кредиту. Размер резерва может быть отнесен к расходам по основным направлениям деятельности, к другим расходам или включен в стоимость актива.
Способы определения размера фонда для выплаты отпусков.
Варианты расчёта размера сумм, перечисляемых в фонд оплаты отпусков, различаются.
- исходя из фактических размеров ФОТ за месяц;
- по каждому отдельному работнику;
- по подразделениям или по группам сотрудников.
Вы можете создать свою методику и внести её в учетную политику.
При наличии резерва на оплату отпусков с прошлого года его необходимо проинвентаризировать к концу текущего года.
Невыплаченные суммы необходимо перенести на следующий год, если речь идет о неиспользованных отпускных днях. При выявлении перерасхода резерва потребуется произвести доначисление и зафиксировать его в расходах. В этом случае ничего не подлежит переносу на следующий год.
Расчёт резерва на выплаты по отпускам исходя из фактической численности сотрудников за месяц.
При данном варианте для вычисления размера начислений в резерв можно применить следующую формулу:
(ФОТ + страховые взносы) / 28 дн. x 2,33 дн.
Рассчитаем взносы в фонд оплачиваемых отпусков, основываясь на фактически начисленной сумме заработной платы за месяц.
При формировании резерва важно учитывать нормы Налогового кодекса РФ.
Вводятся надбавочные платежи за иностранную рабочую силу – 1,8% к обязательным страхованию.- Для страхователей, не имеющих результатов специальной оценки или аттестации рабочих мест, действуют дополнительные тарифы. Дополнительные тарифы страховых взносов на пенсионное страхование составляют: 6% (на выплаты работающим в тяжелых условиях труда, а также занятым в определенных отраслях) и 9% (на выплаты в пользу работников, занятых во вредных условиях труда, на подземных работах или в горячих цехах) (ст. 428 НК РФ).
При расчете сумм резерва необходимо разделить групп сотрудников, получающих доход по ставке, отличной от общей ставки работодателя.
Расчёт резерва на оплату отпусков для каждого работника по отдельности.
При этом расчете определяется сумма отпускных, заработанная каждым работником за отчетный период. Для этого средний дневной заработок работников умножают на число дней отпуска, полагающихся им.
Для расчета резерва следует добавить страховые взносы по актуальным тарифам к полученной сумме.
Распределение фонда на оплату отпусков по отделам
При этом подходе бухгалтер определяет размер резерва, учитывая количество отпускных дней, заработанных каждым сотрудником подразделения к моменту составления отчетности.
Далее подсчитывается средняя зарплата в отделе и определяется размер резерва.
Этот метод простой, но точнее, чем расчет по данным ФОТ.