Деньги, которые работник получил подотчет и за них не отчитался, нужно включать в налоговую базу по НДФЛ и в базу для исчисления страховых взносов.
Если и у организации нет документов, подтверждающих расходование работников денег, полученных под отчет, они признаются его доходом, с которого бухгалтерия должны исчислить и удержать НДФЛ, и уплатить страховые взносы.
Средства в подотчет можно выдать сотруднику или на основании его заявления, или на основании распоряжения руководителя компании (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У).
Работник, получивший от организации деньги подотчет, должен за них отчитаться: составить авансовый отчет и сдать его с бухгалтерию со всеми документами, подтверждающими расходы.
Неизрасходованные суммы работник должен вернуть.
Работник не вернул подотчетные деньги и не отчитался
Если работник не сдаст авансовый отчет и подтверждающие документы, выданные под отчет деньги должны быть в полном размере возвращены в кассу или на расчетный счет организации.
Чтобы удержать невозвращенный подотчет из зарплаты работника, у организации есть один месяц. Такой порядок прописан в статье 137 ТК РФ. Если работник деньги не вернет, у него образуется доход, который облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Денежные суммы, выданные работнику под отчет, не относятся к объекту налогообложения НДФЛ только при условии, что работник документально подтвердит понесенные расходы.
Именно такой зрения придерживается Минфин России. Такая позиция отражена:
- в определении ВС РФ от 3 февраля 2020 г. № № 310-ЭС19-28047;
- в определении ВС РФ от 11.02.2021 № 307-ЭС20-23792.
Основываясь на вышеуказанные Определения ВС РФ, принимают свои решения суды. Например, постановление АС УО от 25.01.2022 № Ф09-10078/21 по делу № А60-19032/2021
Когда можно не удерживать НДФЛ
Подотчетные суммы, не возвращенные работником, отражаются как его задолженность перед организацией. Такая задолженность может числиться за работником до истечения срока исковой давности по статье 196 ГК РФ.
Невозвращенные подотчетные деньги не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ, только в двух случаях:
- если организация простит долг работнику по невозвращенным суммам;
- если истечет срок исковой давности по взысканию долга.
Налоговые риски
Но, если подчиненный долгое время не возвращает неизрасходованный подотчет, не предоставляет бухгалтерии документы, подтверждающие расходы, и организация не предпринимает никаких действий к взысканию долга, то с большой долей вероятности налоговики признают этот долг доходом работника и начислят НДФЛ.