Проводим инвентаризацию без ошибок

Информация в бухотчетности может быть признана недостоверной из-за инвентаризации, которую провели не по правилам. То же самое гарантировано, если результаты ревизии оформлены с нарушениями. Спрашивается, «оно нам надо»? Нет, не надо.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации. Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, например:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (исключение предусмотрено только для имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
• при смене материально ответственных лиц;
• если выявлены злоупотребления, а также факты хищения или порчи имущества;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Как подготовиться к инвентаризации

Прежде всего, нужно оформить приказ руководителя о проведении инвентаризации. Для приказа о проведении инвентаризации предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Этим приказом руководитель организации назначает членов инвентаризационной комиссии, определяет виды имущества, которое будет инвентаризироваться (основные средства, нематериальные активы, денежные средства и т. д.), даты начала и окончания проведения инвентаризации.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

Минфин России отметил, что если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухгалтерского учета, в которых зафиксированы перечень и стоимость имущества и обязательств организации. Эта информация содержится в отчетах о движении материальных ценностей и регистрах бухгалтерского учета.

Вся информация, которая содержится в регистрах, должна быть подтверждена первичными документами. На основании этих документов комиссия определяет стоимость имущества и обязательств организации к началу инвентаризации. Эти данные заносят в инвентаризационные описи и акты.

О результатах инвентаризации

Инвентаризационная опись (акт) – это документ, в котором отражают результаты инвентаризации. Для каждого вида имущества и обязательств оформляют свою форму. Например, при инвентаризации наличных денег заполняют акт по форме № ИНВ-15, товаров или материалов – опись по форме № ИНВ-3 и т. д. Эти формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Инвентаризацию активов проводят с участием материально ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т. д.). С этих работников берут расписки о том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные – списаны и все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Опись подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за сохранность имущества. Если в документе не будет хотя бы одной необходимой подписи, результаты инвентаризации могут признать недействительными. Опись хранится в архиве фирмы не меньше пяти лет.

После инвентаризации оформленные описи и акты передают в бухгалтерию. Если по ним есть расхождения между фактическими остатками материальных ценностей с остатками по данным бухгалтерского учета, то суммы отклонений заносятся в сличительные ведомости.
Для этих ведомостей предусмотрены типовые формы. По каждому виду ценностей форма своя. Например, в форме № ИНВ-18 указывают результаты инвентаризации основных средств, форме № ИНВ-19 – товарно-материальных ценностей и т. д. В этих документах отражают суммы недостач или излишков.

Таким образом, основная задача инвентаризации – выяснить, совпадают ли данные бухгалтерского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей (суммой задолженностей), чтобы обеспечить достоверность данных отчетности.

Читайте также «Недостача при инвентаризации»

ПРИМЕР. ПРИМЕРЫ ТИПОВЫХ ПРОВОДОК ПРИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
Проводки будут такие:
Дебет 94   Кредит 10 (41, 43) 

— списана стоимость утраченного имущества;
Дебет 20 (25, 26, 44)   Кредит 94 

— списана недостача в пределах норм естественной убыли.
Если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица.
Если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы. 
Дебет 94   Кредит 01 (10, 41, 43, 50) 

— списана стоимость утраченного имущества;
Дебет 73 (76)   Кредит 94 

— стоимость недостач отнесена на виновных лиц;
Дебет 50 (51, 70)   Кредит 73 (76) 

— стоимость недостач взыскана с виновного лица;
Дебет 91   Кредит 94

— сверхнормативная недостача списана в расходы.
Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация.
Проводка в бухгалтерском учете будет такая:
Дебет 01 (10, 41, 43, 50)  Кредит 91 

— отражены излишки, выявленные при инвентаризации.

Эксперт “НА” Е.В. Чимидова

Читать оригинал