В расходах налоговой базы по прибыли можно учесть ГСМ только в пределах установленных норм, даже, если работник ездит на своем личном автомобиле.
Работникам, которые используют свои автомобили в служебных целях, компания должна выплатит компенсацию, в том числе затраты на ГСМ и ремонт.
Минфин письме от 29.06.2023 №03-03-06/2/60502 разъяснил, что размеры компенсации на оплату горюче-смазочных материалов, связанные с использованием работниками личного транспорта в интересах организации, учитываются расходах в пределах установленных норм.
Статья 264 НК РФ позволяет учитывать в составе прочих расходов компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Такие нормы расходов утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.
В настоящее время размер компенсации составляет 1200 руб. в месяц для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно и 1500 руб. в месяц при большем объеме. Для мотоциклов компенсация составляет 600 руб. в месяц
Причем, эта компенсация уже учитывает возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт).