Если инспекция требует документов, а их уничтожили пожар, залила вода или украли, необходимо доказать эти обстоятельства и восстановить утраченные бумаги. Оба действия требуют усилий, но неизбежны.
Утрату документов нужно подтвердить
Почему фирма может утратить документацию? Причинами чаще всего выступают пожар, наводнение или кража. В таких случаях минимум три организации могут подтвердить факт происшествия: МЧС, коммунальные службы и полиция. С ними и обращаются за информацией в первую очередь.
Если документы во время происшествия находились на территории фирмы и это подтверждается, у проверяющих не возникают подозрения о том, что фирма прикрывает какое-либо нарушение. Если же выяснится, что документов на территории фирмы в момент аварии не было, или архив находится по другому адресу, то проверка будет длительнее и более тщательной.
Например, может быть установлено, что пожар в арендованном помещении имел место и документы сгорели, но это другая компания с одинаковым названием, но другим ИНН (см. Постановление АС Уральского округа от 1 февраля 2016 г. № А07-4041/2015).
В ходе проверки факта залития помещения может оказаться, что организация, отвечающая за теплоснабжение, не сообщала о разрыве водопровода, а в момент инцидента он был законсервирован и не работал.
Если пострадавшая компания не заявила о краже, полиция может легко это опровергнуть.
Ссылки на то, что полицейские после проверки не вернули часть документов, не помогут, если у них окажется расписка директора о возврате изъятых у фирмы документов в полном объёме (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 сентября 2013 г. № А75-9453/2011).
Проверяющие могут запросить у контрагентов компании подтверждения о том, что та обращалась к ним за копиями отсутствующих документов.
Утрату документов нужно задокументировать
При наступлении на предприятии события, вызвавшего утрату и повреждение документов, делающих их непригодными для использования, экономический субъект обязан предпринять все возможные действия по их восстановлению (п. 27 ФСБУ 27/2021).
Как поступают на практике?
Необходимо объявить приказ директора о формировании комиссии для выяснения причин потери совместно с уполномоченными организациями.
При утере документов из-за непогоды потребуется справка от метеорологов или постановление органов власти о чрезвычайной ситуации, с приложенными договорами и актами выполненных работ.
По результатам проверки комиссия подготовит документ, где будет указано:
- в каких условиях работала комиссия;
- Где проходил осмотр комиссии и на основании каких документов был выбран этот адрес (например, приказа о назначении адреса архива компании, регламента передачи документов)?
- Для установления списка утраченных документов применяют сравнение с реестром передаваемых в архив бумаг, информацией на цифровых носителях, банковскими выписками и другими данными.
- Невозможность восстановления документов.
Комиссия создаёт опись пропавших бумаг и акт о выбросе.
В будущем потребуется предоставить информацию о завершении восстановления документов и итогах мероприятия.
Утраченные документы нужно восстановить
Где можно получить помощь в восстановлении документов?
В налоговую инспекцию обратитесь за копиями бухгалтерских и налоговых отчетов. Пояснения к объему проводимых операций станут понятны.
Обратитесь в банк для получения выписок по расчетному счету с целью установления списка контрагентов и составления необходимых документов.
У контрагентов можно запросить заверенные копии первоначальных учетных документов бухгалтерского учета по сделкам с фирмой.
Это необходимо для восстановления бухгалтерского и налогового учета.
Если контрагент ликвидирован, получение выписки из ЕГРЮЛ обязательно. При отсутствии связей или документов составить акт о ситуации.
Аудиторская фирма может помочь восстановить учет, если потребуется.
После восстановления документации необходимо вновь составить регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность.
О чем уведомить инспекцию
Директор должен уведомить налоговую инспекцию о прекращении работ по восстановлению утраченных документов путем направления акта комиссии с приложениями отчетов ответственных лиц об итогах работы (постановление Восьмого ААС от 1 августа 2019 г. № А75-13053/2018).
Оформление всех документов должно быть безупречным. В таком случае инспекторы проигнорируют технические ошибки, которые могут возникнуть при восстановлении документов (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 10 ноября 2019 г. № А53-39817/2018).