Российские организации, имеющие обособленные подразделения, представляют отчетность по форме 2-НДФЛ по работникам обособленных подразделений в инспекцию по месту учета этих обособленных подразделений. ФНС разъяснила, куда сдавать отчетность в случае закрытия обособленного подразделения и как при этом заполнять отдельные реквизиты справки (ИНН, КПП и ОКТМО).
Общий порядок предоставления справок 2-НДФЛ
Справка по форме 2-НДФЛ – это документ, содержащий сведения о доходах физических лиц за истекший налоговый период и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период. В настоящее время применяется форма справки 2-НДФЛ, утвержденная приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Организации, имеющие обособленные подразделения, представляют справки по форме 2-НДФЛ в отношении доходов работников обособленных подразделений в налоговую инспекцию по месту учета обособленных подразделений (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Справки сдают в срок не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ). Но обособленное подразделение может быть закрыто до окончания налогового периода. В этом случае фирма снимается с учета в налоговом органе по месту нахождения обособленного подразделения.
Получается, что она уже не сможет сдать в эту инспекцию справки 2-НДФЛ по доходам работников этого обособленного подразделения. Возникает вопрос: как при закрытии обособленного подразделения представлять справки по форме 2-НДФЛ?
До закрытия подразделения
Некоторое время назад налоговики разъясняли, что сдать справки 2-НДФЛ нужно успеть до закрытия обособленного подразделения – в инспекцию по месту его учета.
Например, в письме от 02.03.2016 № БС-4-11/3460@ рассуждения ФНС были такие.
НК РФ предусматривает, что справки по форме 2-НДФЛ по работникам обособленного подразделения сдаются в налоговый орган по месту учета этого обособленного подразделения. Если компания была ликвидирована (реорганизована) до конца календарного года, последним налоговым периодом для нее является период времени от начала этого года до дня завершения ликвидации (реорганизации) (п. 3 ст. 55 НК РФ). Эту же норму следует применить и при ликвидации (закрытии) обособленного подразделения. Налоговым периодом будет считаться период от 1 января до даты ликвидации (закрытия) обособленного подразделения. Справки 2-НДФЛ по закрывающемуся обособленному подразделению нужно представить в инспекцию по месту его учета за указанный (последний) период.
Но если после ликвидации обособленного подразделения уволенным сотрудникам производились какие-либо выплаты (например, премия по итогам работы за год), сведения о таких доходах представляются в налоговый орган по месту нахождения организации.
Закрытие обособленного подразделения
К закрытию обособленного подразделения может привести множество причин. Наиболее распространенная из них – оптимизация работы организации путем ликвидации нерентабельных филиалов или представительств.
Закрытие обособленного подразделения, сведения о котором указаны в учредительных документах, предполагает обязательность представления документов, таких как:
- уведомление (форма № С-09-3-2);
- заявление (форма № P13001);
- устав с внесенными изменениями (новая редакция);
- решение собственников.
При закрытии подразделения, сведения о котором не внесены в устав, не требуют представления такого расширенного перечня бумаг.
После закрытия подразделения
Возможна ситуация, когда компания до закрытия подразделения не отчиталась по доходам работников по месту учета обособленного подразделения.
Обратимся к НК РФ. В нем сказано, что сведения о доходах физических лиц сдаются по окончании налогового периода не позднее 1 апреля следующего года. Никаких исключений для сведений о доходах работников подразделений, закрытых в течение налогового периода, нет.
Значит, этот общий срок можно применить и в отношении справок 2-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению. Такую ситуацию и рассматривают налоговики в комментируемом письме. Поскольку к моменту сдачи справок 2-НДФЛ обособленное подразделение уже снято с учета в налоговом органе по месту своего нахождения, сдать справки нужно в инспекцию по месту нахождения организации. В них нужно указать свои ИНН и КПП. А код ОКТМО – закрытого обособленного подразделения.
Эксперт “НА” А.Е. Борисов