По новым правилам, действующим с 1 января 2021 года, путевой лист нужен всегда, и оформлять его должны все фирмы, у которых есть свой транспорт, независимо от их организационно-правовых форм. Факт использования автомобиля для собственных либо коммерческих нужд, на эту обязанность не влияет.
Путевой лист для подтверждения расходов на ГСМ
Для того, чтобы учесть расходы на ГСМ фирме необходимы документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок.
Перечень документов, подтверждающих расходы на ГСМ, законодательно не установлен.
Факт приобретения ГСМ организация может подтвердить, например:
- документами об оплате – кассовыми чеками, платежными поручениями, товарными накладными, талонами на топливо, топливными картами;
- авансовым отчетом, если ГСМ приобрели на подотчетные деньги;
- отчетом о движении ГСМ;
- ведомостями учета выдачи ГСМ;
- лимитно-заборными картами.
При этом отметим, что все вышеперечисленные документы лишь подтверждают факт приобретения ГСМ.
По мнению чиновников, затраты на приобретение бензина нельзя учесть по налогу на прибыль ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина, ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина.
Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала АЗС лишь подтверждает факт приобретения бензина. А сам факт использования бензина для служебных целей при этом не подтвержден.
Следовательно, отсутствует одно из необходимых условий для учета расходов – их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (ст. 252 Налогового кодекса).
Путевой лист для служебных поездок директора нужен
Основным документом, которые подтвердит расход ГСМ, является путевой лист. На этом всегда настаивали чиновники (письмо УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@).
С его помощью можно установить, во-первых, использование автомобиля в служебных целях. В этом помогут данные о:
- пробеге и времени фактического использования транспорта;
- маршруте, по которому авто двигалось в течение дня.
Показания одометра при выезде со стоянки и заезде в конце смены относятся к такому обязательному реквизиту путевого листа – сведения о транспортном средстве. С помощью показаний одометра вы подтвердите пробег автомобиля за рейс или смену.
А вот данные о маршруте движения автомобиля не относятся к обязательным реквизитам путевого листа.
Однако, чиновники и судьи настаивают на том, что эти данные нужны для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и подтвердить факт использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях (письмо Минфина от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, Арбитражные суды Московского округа в постановлении от 21.08.2018 №№ Ф05-12699/2018, А40-76951/2017, Поволжского округа в постановлении от 2 декабря 2016 года № Ф06-15152/2016).
Во-вторых, путевой лист нужен для того, чтобы подтвердить экономическую обоснованность расходов на ГСМ (письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51).
Поэтому, путевой лист надо оформлять даже в случае, если автомобиль используется для служебных поездок по городу и только лишь руководителем фирмы.
Его отсутствие может привести к тому, что налоговики исключат расходы на ГСМ из расчета налога на прибыль.