Для учета всех расходов обязательны требования обоснованности, документального подтверждения и целесообразности получения будущего дохода – это положения пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации.
Министерство финансов России в письме от 20 января 2025 года № 03-03-06/1/3562 акцентировало важность оформления первичных расходных документов и внесло уточнения по требованиям к электронной первичке.
Вывод минфиновцев простой и очевидный: «Для целей налогового учёта электронный документ как первичный учетный признаётся соответствующим требованиям бухгалтерского законодательства, а также нормативным актам о порядке составления электронных документов и правилах их подписи электронной подписью. ». Разберемся, что конкретно означает эта формулировка.
Затраты, имеющие подтверждающие документы.
- Документация должна соответствовать законам или обычаям деловой практики страны происхождения.
- Документы необходимо составить с соблюдением обязательных реквизитов, определенных пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
- Первичный учетный документ можно оформить как на бумаге, так и в электронном виде с электронной подписью (статья 9, пункт 5 Закона № 402-ФЗ).
- Документы могут непосредственно подтверждать расходы (например, чек, акт, накладная), или же опосредованно (например, таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе по договору).
Согласно пункту 2 статьи 6 Федерального закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой или неквалифицированной ЭП, считается электронным документом, имеющим ту же силу, что и бумажный документ с собственноручной подписью.
Нормативно-правовые документы и договоры участников электронного документооборота, устанавливающие равенство электронного документа с простой электронной подписью документу на бумаге, должны определять правила проверки электронной подписи.
Электронный первичный учетный документ подлежит учёту при соблюдении следующих условий:
- Подписан простой ЭП или неквалифицированной ЭП, квалифицированной ЭП.
- В рамках соглашения между сторонами предусматривается переход на электронный документооборот и применение нетариально удостоверенных электронных подписей (п.2 ст.6 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Для каких документов подходит НЭП
Применение неквалифицированной электронной подписи разрешается по закону и только при взаимном согласии сторон.
Такая подпись сотрудникам компании может быть нужна как для внутренних, так и для внешних бумаг, включая документы для партнёров, поставщиков, клиентов или заказчиков.
- договоры оказания услуг или поставки,
- договоры ГПХ (гражданско-правового характера),
- дополнительные соглашения и приложения к ним,
- Документы о проделанной работе и оказанных услугах.
- документы для взаимодействия с дистанционными работниками,
- накладные, акты,
- Инструкции, рапорты, ходатайства, постановления.
- официальные письма на бланке организации,
- счета,
- технические задания.
В указанных документах можно использовать цифровую электронную подпись, что особенно удобно в небольших компаниях — одна подпись для всех бумаг.
Юридическая сила документа с Электронной цифровой подписью (ЭЦП) наступает при наличии подписанного с партнерами соглашения (п.2 ст.6 63-ФЗ «Об электронной подписи»). В большинстве систем ЭДО это выполняется при подключении к лицензионному договору, в котором предусмотрено соглашение о признании НЭП эквивалентом рукописной подписи.
Использование ЭЦП без соглашения о переходе на электронный документооборот
Для каких документов не подходит НЭП
Непрофессиональная электронная подпись не допустима при работе с государственными структурами. Ее нельзя использовать для подписания документов во время участия в электронных торгах и аукционах, заявлений на регистрацию ООО и ИП, внесения изменений в ЕГРЮЛ и ЕГРИП, а также налоговой отчетности организации.
Нужно ли работнику использовать электронную подпись?
Для каких документов подходит НЭП
Законодательство и договор между сторонами определяют возможность применения неособого электронного цифрового signatures .
В рамках НЭП подписи к документам могут быть неформализованными. Такой способ подписи сотрудники компании применяют в внутренних и внешних документах, например, при взаимодействии с партнёрами, поставщиками, клиентами или заказчиками. К примеру, это может быть договор оказания услуг или поставки, договор ГПХ, дополнительные соглашения и приложения к ним; акт выполненных работ, оказанных услуг; документы для взаимодействия с дистанционными работниками, накладные, акты; приказы, служебные записки, заявления, распоряжения, официальные письма на бланке организации и т.д.
Юридическая сила документа с НЭП возможна при наличии соглашения с партнёрами (п.2 ст.6 63-ФЗ «Об электронной подписи»). В ряде систем ЭДО данное условие выполняется при подключении к лицензионному договору, где предусмотрено соглашение о признании НЭП эквивалентом собственноручной подписи.