Подотчетные лица – это работники вашей организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.
Чаще всего наличные деньги под отчет выдают для оплаты:
- командировочных расходов;
- расходов на хозяйственные нужды (приобретение канцелярских товаров, оплату мелкого ремонта, представительских расходов и т. п.).
Обратите внимание
Указанием Банка России от 19 июня 2017 года № 4416-У (дата вступления в силу – 19 августа 2017 г.) отменено требование, согласно которому нельзя было выдавать новый подотчет при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег. Кроме того, отменено обязательное заявление работника на выдачу подотчетных средств – достаточно распорядительного документа руководителя организации.
В письме от 6 сентября 2017 г. № 29-1-1-0Э/20642 Банк России разъяснил, как оформлять распорядительный документ на выдачу подотчетных денег. При его подготовке нужно руководствоваться перечнем документов, которые отнесены к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Эта система, в свою очередь, включена в Общероссийский классификатор управленческой документации 0К 011-93.
Распорядительный документ нужно оформлять на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются. Такой документ также должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер.
Тем не менее, ничто не запрещает организации выдавать сотрудникам деньги под отчет на основании письменного заявления. Порядок выдачи наличных из кассы по письменному заявлению работника описан в подпункте 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г.
№ 3210-У.
Работник оформляет заявление на получение денег под отчет в произвольной форме. В заявлении он указывает сумму наличных и срок их выдачи. Руководитель согласовывает выдачу денег и ставит на заявлении свою подпись и дату.
В приказ руководителя, на основании которого выдаются наличные под отчет, можно вписать нескольких работников. В этом случае по каждому «подотчетнику» указывают сумму наличных денег и срок, на который они выдаются (письмо Банка России от 13 октября 2017 г. № 29-1-1-ОЭ/24158).
Читайте также «Как заполнить приказ на выдачу подотчетных сумм»
При выдаче денег из кассы составляют расходный кассовый ордер (форма № КО-2).
После того как деньги будут выданы работнику из кассы организации, бухгалтер должен сделать проводку:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— выданы наличные деньги под отчет.
Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через три рабочих дня после истечения срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу.
Сотрудник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (форма № АО-1).
Читайте также «Оформляем подотчет по новым правилам»
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.
Подключить бератор