Бывает, что на складе имеется лежалый, но вполне еще пригодный к использованию товар или материалы. Что значит лежалый? Например, купленный более 5 лет назад. А 5 лет — это срок, который установлен для хранения документов в налоговом учете. Но не торопитесь уничтожать бумаги на покупку ТМЦ, пока вы ими не распорядитесь.
Хранение первички в налоговом учете
Статья 274 НК РФ определяет базу по налогу на прибыль как «денежное выражение» подлежащей налогообложению прибыли. В свою очередь прибыль – это, как правило, полученные фирмой доходы, уменьшенные на сумму ее расходов (ст. 247 НК РФ).
Первичные учетные документы нужны как для подтверждения факта хозяйственной деятельности в бухучете, так и для подтверждения величины доходов или расходов в налоговом учете.
С 17 марта 2021 года Федеральным законом от 17 февраля 2021 г. № 6-ФЗ срок документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, увеличен с 4 до 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Уничтожать бумаги, которые имеют отношение к исчислению и уплате налогов, можно только по истечении установленного срока их хранения .
Как отсчитывать срок
При этом отсчет срока хранения начинает исчисляться не с момента оформления документа или его поступления в организацию, а с момента окончания налогового периода, в котором он был использован при исчислении налога.
Так, к примеру, документы, подтверждающие расходы, необходимо хранить все время, пока они подлежат списанию, плюс еще 5 лет. То есть течение 5-летнего срока начинается после налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для:
- составления налоговой отчетности;
- начисления и уплаты налога;
- подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Реализация покупных товаров: какая нужна первичка
При реализации покупных товаров доход уменьшается на стоимость их приобретения (пп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ).
Стоимость сырья и материалов, включаемых в материальные расходы, определяется исходя из цен их приобретения (без учета НДС и акцизов), включая комиссионные вознаграждения посреднику, ввозные таможенные пошлины и сборы, расходы на транспортировку и другие траты, связанные с приобретением МПЗ (п. 2 ст. 254 НК РФ).
А датой осуществления материальных расходов при методе начисления признается дата передачи в производство сырья и материалов (в той их части, которая приходится на произведенные товары (работы, услуги)) (п. 2 ст. 272 НК РФ).
Какой можно сделать вывод?
Даже при значительном временном разрыве между между датой оприходования и периодом признания расхода нужны документы:
- о приобретении ТМЦ;
- являющиеся основанием для списания ТМЦ.
Таким образом, если вы хотите при расчете налога на прибыль учесть стоимость списываемых ТМЦ, даже приобретенных 5 и более лет назад, то кроме первичных документов, подтверждающих их списание, необходимо иметь документы, свидетельствующие об их приобретении. Из документов должно быть видно, что расходы на приобретение данных ТМЦ произведены как расходы, направленные на получение дохода (см. определение ВС РФ от 5 февраля 2020 г. № 307-ЭС19-26719 по делу № А56-9490/2019).
Если документов о покупке и оприходовании ваших «лежалых» ТМЦ не будет, придется спорить с налоговой и не рассчитывать на поддержку суда. Поскольку величина налоговой базы не будет подтверждена первичкой.