Если вы пытались для себя определить, сколько нужно хранить документы по ОС, то наверняка сталкивались с тем, что в различных нормативных актах установлены разные сроки. И в разных письмах чиновников нет единства. Как быть в этом случае? Какой срок выбрать, чтобы в результате не «налететь» на штраф?
Нормативная база для хранения документов по ОС
Существует несколько нормативных актов, в которых прописаны сроки хранения документов. Это, к примеру:
- Налоговый кодекс;
- Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ);
- Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Приказ).
Сколько лет хранить документы по ОС
Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, НК РФ устанавливает общий срок – четыре года. С учетом требований статьи 252 НК РФ об экономической обоснованности расходов этот срок исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.
Для целей бухгалтерского учета первичные документы необходимо хранить не менее пяти лет после отчетного года (ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
А Приказом установлено, что документы, которые подтверждают правильность определения амортизации, нужно хранить постоянно. К ним Приказ относит протоколы, акты, расчеты, ведомости начисления амортизации, заключения и др.
Таким образом, сформулируем общее правило определения срока хранения документа: если в различных нормативных актах для одного и того же документа установлены разные сроки хранения, ориентироваться надо на больший срок (об этом рассуждали чиновники Минфина еще в письме от 19 января 2018 г. № 03-03-06/1/2598).
При выборе срока хранения документов ориентируйтесь на больший срок. Таким образом, документы об определении амортизации основных средств в налоговых целях должны храниться постоянно.
Ответственность
Отсутствие первичных учетных документов может повлечь за собой налоговую ответственность. Поэтому сроки хранения документов следует соблюдать.
НК РФ предусматривает ответственность за грубое нарушение правил учета в виде штрафа:
- если нарушение не повлекло занижения налоговой базы – в размере 10 000 руб., если правонарушение совершено в течение одного налогового периода (п. 1 ст. 120 НК РФ);
- 30 000 руб., если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (п. 2 ст. 120 НК РФ);
- если в результате отсутствия первичных учетных документов произошло занижение налоговой базы – в размере 20 процентов суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120).
Есть еще ответственность за непредставление в установленный срок организацией в налоговые органы документов, (например, если их нет). В этом случае будет штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).