Документы первичного учета составляют в момент осуществления хозяйственных операций. Список первичных документов в зависимости от типа сделки может быть разным. Разные у этих документов и сроки хранения.
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении хранения документации устанавливает такие правила:
-
первичные документы, бухгалтерские регистры, финансовая отчетность, аудиторские заключения подлежат хранению организацией в течение сроков, устанавливаемых правилами архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ);
-
учетная политика и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ);
-
организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ); — хранение документов бухгалтерского учета должен организовать руководитель компании (п. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).
Общий срок хранения документов, согласно Налоговому кодексу – 4 года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Сроки хранения отдельных первичных документов установлены Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В таблице представлены основные первичные документы со сроками их хранения.
| Тип документа | Когда составляется | Срок хранения |
|---|---|---|
| Договор | При обсуждении условий сделки |
Договоры аренды недвижимого имущества – 10 лет, движимого имущества – 5 лет после истечения срока действия договора. Договоры банковского счета – 5 лет. Договоры дарения имущества – до ликвидации организации. Договоры о сотрудничестве с международными и иностранными организациями – постоянно. Договоры об оказании аудиторских услуг – 5 лет. Договоры эксплуатации, ремонта, аренды внутренней связи — 5 лет после истечения срока действия договора. |
| Выписка с расчетного счета | При оплате по сделке | 5 лет |
| Кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, БСО | При оплате по сделке | 5 лет |
| Товарная накладная | При получении товара или услуги | 50 лет |
| Акт выполненных работ/оказанных услуг | При получении товара или услуги | 50 лет |
Обязательные первичные документы
Перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:
-
договор;
-
счёт;
-
бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
-
накладная;
-
акт выполненных работ (оказанных услуг).
Договор
Заключается при осуществлении сделки. В нем прописываются детали предстоящих операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг. Договор оформляется в двух экземплярах с подписями каждой из сторон.
Для некоторых сделок письменная форма договора не требуется. Например, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.
Счет на оплату
В счете на оплату которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги. Если покупатель согласен с условиями сделки, он оплачивает выставленный счет.
Кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
Эти документы позволяют подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.
К этой группе платежных документов также относятся платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом.
Товарная накладная или товарный чек
Накладные используются преимущественно организациями для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.
Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Лицо, отпускающее товар, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной.
Акт оказанных услуг (выполненных работ)
Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.
Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.
Счет-фактура
Счет-фактура контролирует движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам.
Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.
Универсальный передаточный документ (УПД)
Этот документ заменяет пары документов:
-
накладная и счет-фактура;
-
акт и счет-фактура.