Первичные учетные документы являются подтверждением данных налогового учета. Когда они составлены на иностранном языке, для того, чтобы расходы по таким документам можно было учесть в базе по налогу на прибыль, бумаги нужно перевести на русский язык.
Первичные документы в налоговом учете – тема, не теряющая своей актуальности.
Налоговый учет по НК РФ
Данные налогового учета у российского налогоплательщика должны отражать, в частности, порядок формирования суммы доходов и расходов и сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.
Формы аналитических регистров налогового учета для определения налоговой базы, являющиеся документами для налогового учета, в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:
- наименование регистра;
- период (дату) составления;
- измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
- наименование хозяйственных операций;
- подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.
Подтверждением данных налогового учета являются:
1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2) аналитические регистры налогового учета;
3) расчет налоговой базы.
Порядок ведения налогового учета налогоплательщик устанавливает в учетной политике для целей налогообложения (ст. 313 НК РФ).
Обоснование расходов
Расходы по производству и реализации даны в НК РФ. Их перечень не является закрытым и исчерпывающим. Уменьшать прибыль фирмы могут и те расходы, которых в нем нет. Главное, чтобы затраты были связаны с получением дохода.
НК РФ требует, чтобы расходы были обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). И в законе о бухучете сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичными учетными документами (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон № 402-ФЗ).
То есть на тот или иной вид расходов фирмы должны быть документы, которые их подтверждают. Если в затраты включена стоимость материалов – это накладные на оприходование, договор купли-продажи (если он был заключен в письменной форме), счета-фактуры. Если в расходы включены те или иные услуги производственного характера – это договор и акт их сдачи-приемки. По командировочным расходам это проездные документы, приказ о направлении в командировку и т. д.
Обязательные реквизиты первичных документов
Закон № 402-ФЗ дает возможность самостоятельно разрабатывать бланки первичных документов, а также использовать унифицированные формы или сочетать те и другие.
В любом случае форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
- наименование документа (формы);
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции (в натуральном и (или) денежном выражении с указанием единиц измерения);
- наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления, и их личные подписи. Кроме подписей этих лиц необходимо указывать их фамилии и инициалы либо иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.
Если документов нет
Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов.
Статья 120 НК РФ устанавливает, что под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается в том числе отсутствие первичных документов.
Если это грубое нарушение совершено в течение одного налогового периода, то штраф составит 10 000 рублей. Если в течение более чем одного налогового периода – штраф будет 30 000 рублей.
Если нарушение повлекло занижение налоговой базы, штраф составит 20% от суммы не уплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
Чем подтвердить “загранрасходы”
Что касается расходов, понесенных на территории иностранного государства, то подтверждающие их первичные документы могут быть оформлены по обычаям делового оборота, применяемого в иностранном государстве. Также для обоснования этих расходов разрешено использовать документы, которые косвенно их подтверждают (например, таможенные декларации).
Дело в том, что при расчетах с зарубежным партнером у российской организации не всегда есть возможность оформить документы в соответствии с отечественным законодательством. В этой ситуации следует учитывать специфику документооборота иностранного государства.
Если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством иностранного государства на иностранном языке, их нужно обязательно перевести на русский язык. Если это типовые иностранные документы и фирма получает их регулярно, каждый раз переводить их целиком не обязательно. Достаточно сделать перевод постоянных реквизитов типовой формы, а в дальнейшем переводить только изменяющиеся показатели документа.
Такую рекомендацию дал Минфин России в комментируемом письме. Порядок перевода “иностранной первички” следует закрепить в учетной политике.
Сколько лет хранить документы
Поскольку речь пошла о первичных документах, то вспомним еще об одной обязанности налогоплательщиков – хранить в течение 4 лет:
- данные бухгалтерского и налогового учета;
- другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.
Основание – подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Этот четырехгодичный срок следует отсчитывать не с даты составления соответствующего документа, а с даты окончания отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов. На это указал Минфин России в письме от 19.07.2017 № 03-07-11/45829.
Эксперт по налогообложению Б.Л. Сваин