Утвержден новый ФСБУ 27/2021 по документообороту в бухучете. Он вступит в силу с 1 января 2022 года, но, как и в случаях с другими новыми ФСБУ, его можно начинать применять и до указанного срока.
Основные понятия
Новый федеральный стандарт «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (ФСБУ 27/2021, утвержден Приказом Минфина от 16 апреля 2021 г. № 62н) посвящен порядку оформления, исправления и хранения первичных учетных документов и регистров бухучета.
Он вводит такие основные понятия, как документы бухгалтерского учета и документооборот в бухгалтерском учете.
Документы бухгалтерского учета — это:
- первичные учетные документы;
- регистры бухгалтерского учета.
Документооборот в бухгалтерском учете — это движение документов бухгалтерского учета с момента их составления или получения до завершения исполнения. При этом завершением исполнения бумаги считается:
- использование для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- отправка;
- сдача в архив.
Срок вступления этого ФСБУ 27/2021 в силу – 1 января 2022 г. Но можно начать применять его уже сейчас.
Требования к первичным документам
Новый ФСБУ 27/2021 определяет требования к документам бухучета.
1. В новом стандарте закреплено, что документы бухгалтерского учета могут быть составлены в бумажном или электронном виде.
2. Документы составляются на русском языке. Если на иностранном языке, то необходимо его построчно перевести.
3. Все записи указывают в рублях независимо от валюты, которую используют при расчетах, и места ведения деятельности. Если стоимость выражена в инвалюте, то запись делают одновременно в инвалюте и в рублях.
4. Датой составления первичного документа считается дата его подписания. Если дата совершения хозяйственной операции отличается от даты составления документа, нужно указать и ее.
5. Если учетный документ оформлен на основании другого, то этот документ нужно обязательно указать.
6.Фирма вправе:
- добавлять в документы дополнительные реквизиты;
- оформлять один документ на несколько операций;
- длящиеся операции оформлять периодически или на конец отчетного периода;
- разрабатывать свой учетный документ, который содержит обязательные реквизиты;
- самостоятельно определять виды электронной подписи и перечень лиц, которые могут подписывать документ.
Виды электронных подписей
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установил, что вид подписи для заверения электронного первичного бухгалтерского документа должен быть определен ФСБУ. До принятия ФСБУ 27/2021 подписывать электронную первичку можно было любой ЭП.
Теперь же определено, что вид ЭП фирма определяет сама, из тех, которые предусмотрены Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ, если нет обязательного требования об использовании конкретного вида подписи.
Если же документ совместный с другими компаниями, то вид используемой подписи они должны определять по соглашению.
Хранение документов
Новый стандарт требует хранить базы данных в РФ. При этом документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Переводить бумажные документы для хранения в электронный вид запрещено.
Порядок доступа к первичным учетным документам и регистрам бухгалтерского учета определяет сама фирма. Обязательное условие — главбух или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, должны быть информированы о том, кто, когда и к каким документам получил доступ.
А при утрате документов (гибели, пропажи, порчи, приводящей к невозможности использования), нужно принять все возможные меры по их восстановлению.
Как исправлять документы
Порядок внесения исправлений в бухгалтерские документы зависит от того, в каком виде он составлен.
Если документ бумажный, порядок его исправления мало чем отличается от действующего.
В частности, ошибочные сведения нужно зачеркнуть, но так, чтобы текст или сумма читались. Далее написать «Исправлено», проставить дату исправления и заверить подписями ответственных лиц, с указанием их Ф. И. О и должностей.
Если же вы ошибетесь в электронном документе, то в этом случае разрешается составить новый. В новом документе нужно будет указать, что он составлен взамен первоначального, а также дату исправления. Заверить его нужно электронными подписями ответственных лиц с расшифровкой их должностей, Ф. И. О. или других реквизитов, необходимых для идентификации.