Как организовать учет и хранение документов, если часть из них ведется в электронном формате? Как хранить такие документы? Как обеспечить связь между бумажным и электронным архивом документов? Ответы на эти и другие вопросы узнала Светлана Сидоркина, ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».
Организации могут использовать электронные хранилища документов, которые позволяют автоматизировать процесс управления документооборотом и делопроизводством в компании. Такие системы дают возможность создавать единые базы документов, программы облегчают процесс сканирования бумаг с автоматическим сохранением электронных копий в базе данных.
Программы учета документов должны обеспечивать надежное хранение электронных бумаг в виде записей в базе данных с возможностью мгновенного поиска информации по различным критериям. Электронный документооборот ведется за счет создания записи о документе, в которой описываются все необходимые параметры и вкладываются скан – копии документа или файлы.
Правила архивации
Понятия документооборота и электронного документооборота даны в пунктах 73, 74 ГОСТ Р 7.0.8-2013, где документооборот – это движение документов в компании с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, электронный документооборот – это обмен бумагами с использованием автоматизированной информационной системы. В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация на цифровом носителе, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Такой документ может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством, кроме случая, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Организация в своей работе может использовать как бумажные, так и электронные форматы документов. Хранение бумаг возможно осуществлять и на бумажных носителях, и на цифровых. На сегодняшний день программные системы позволяют не только обеспечивать сохранность электронных документов, подписанных цифровыми подписями, но и осуществлять сканирование бумажных документов для перевода их в электронный формат.
Описание регулирования электронного хранения деловой и иной информации содержится в ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009; в частности, в пунктах 5.7, 5.8, 5.10, 5.12 Стандарта рассмотрены процедуры создания электронных копий бумаг, правила хранения информации, а также требования к обеспечению безопасности данных и защиты информации.
Если возникает необходимость в получении заверенных копий электронных данных, например, для использования в качестве доказательств, то данную выдачу возможно осуществить из электронных систем хранения в виде бумажных копий либо на электронных носителях. Как правило, такие копии должны быть заверены в соответствии с установленными требованиями как точные копии оригинала, с тем чтобы уменьшить вероятность их непринятия или оспаривания.
Процедуры создания копий хранимой информации должны быть задокументированы, например, возможно предусмотреть применение стандартных средств копирования и создание письменного подтверждения корректного процесса копирования.
Обратите внимание
Таким образом, даже если бумажный документ перевести в электронный формат, то такой документ не будет рассматриваться в качестве электронного и не сможет являться оправдательным в целях подтверждения правильности расчета налога на прибыль.
Также после сканирования бумажные документы могут быть уничтожены, однако следует учитывать, что возможны случаи, при которых следует сделать исключение и сохранить бумажный документ.
Процедуры обеспечения долговременной сохранности информации должны учитывать требуемые сроки хранения и ожидаемый срок службы систем хранения данных.
Не стоит забывать и о резервном копировании файлов и создании по крайней мере двух актуальных копий для использования в случае утраты или повреждения всей рабочей копии данных или ее части. Крайне важно, чтобы резервные копии включали в себя и всю взаимосвязанную информацию, с тем чтобы в случае полной утраты исходной системы можно было воссоздать заново законченную систему. Необходимо также предусмотреть защищенное удаленное хранение этих резервных копий.
Читайте также «Срок хранения документов – не менее четырех лет»
Скан или оригинал?
Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что в бухучете первичные документы, регистры, финансовая отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
В то же время документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.
Обеспечение безопасных условий хранения документов и их защиты от изменений возложено непосредственно на организацию. Обязанности компании по хранению документов закреплены и нормами НК РФ, в частности, подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, где определено, что фирма обязана обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов, если иное не предусмотрено НК РФ, в течение четырех лет.
Вопрос о хранении документов в бухгалтерском и налоговом учете был рассмотрен Минфином в письме от 26 декабря 2017 года № 07-01-09/86857. В ведомстве обратили внимание на то, что хранение документов в бухгалтерском учете регулируется Законом № 402-ФЗ, а в налоговом учете – НК РФ, основная задача организации заключается в том, чтобы обеспечить сохранность бумаг и их защиту от изменений, при этом различия между бумажными и электронными документами чиновниками не делается.
Возникает вопрос: могут ли, например, первичные бумаги, переведенные в электронный формат, служить подтверждением произведенных расходов в случае утраты бумажных оригиналов? И можно ли сканированную копию документа, помещенную в электронный архив, рассматривать в качестве электронного документа в целях налогового учета? Ответ ведомства был таким: документальное подтверждение расходов установлено пунктом 1 статьи 252 НК РФ. По мнению Минфина, электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной подписью, исходя из положений Закона № 63-ФЗ признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением. И при оформлении первичных учетных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную подпись, при условии соблюдения требований Закона № 63-ФЗ (письмо Минфина России от 12 сентября 2017 г. № 03-03-06/1/58456).
В письме от 13 апреля 2015 года № 03-03-06/20808 Министерство финансов пояснило, что факсимильная, электронная копия, либо иным образом воспроизведенная подпись руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций. Аналогичная позиция отражена в постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20 июня 2012 года № А12-13422/2011.
Таким образом, даже если бумажный документ перевести в электронный формат, такой документ не будет рассматриваться в качестве электронного и не сможет являться оправдательным в целях подтверждения правильности расчета налога на прибыль.