Переход на онлайн-кассы прошел несколько этапов, установленных Федеральным законом от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ. В 2023 году сложилась довольно стабильная ситуация, хотя это тоже еще не окончательный вариант. Большое количество компаний и ИП их применяют и отражают операции с онлайн-кассами в учете. Вспомним, кто должен и не должен применять онлайн-кассы в общих случаях и какие проводки нужно делать в учете тем, кто их применяет.
Какие операции подпадают под применение онлайн-кассы
Вот операции, которые в общем случае подпадают под применение онлайн-кассы:
1. С физическими лицами – вне зависимости от формы оплаты. Касса применяется при расчетах наличными средствами, картой, электронными деньгами и при оплате с банковского счета.
2. С юридическими лицами и ИП – при расчетах наличными средствами и картой.
Раньше расчетом считали только прием денег за покупку. Но после реформы это понятие стало включать в себя прием или выдачу денежных средств наличными и в безналичном порядке. А именно:
1. Оплата товаров, работ, услуг. Подразумевается не только получение денег от покупателя, но и их возврат (если покупатель сдал ранее купленный товар, отказался от услуги).
2. Прием ставок, в том числе интерактивных, выдача обменных знаков игорного заведения, а также выплата выигрыша.
3. Прием денег за продажу лотерейных билетов и выплата выигрыша по ним.
4. Предоплата и авансы, их зачет и возврат.
5. Предоставление и погашение кредитных средств на оплату товаров, работ, услуг.
6. Операции ломбардов по кредитованию граждан и хранению их вещей.
7. Предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы и услуги.
Вести кассовый учет обязаны все компании, где есть движение наличных денег, в том числе и тогда, когда применяется онлайн-касса. Нужно вести кассовую книгу, оформлять кассовые ордера, ежедневно приходовать выручку.
Проводки при работе с онлайн-кассой
Основные бухгалтерские счета при работе с онлайн-кассой – это по дебету счет 50 «Касса» и счет 57 «Переводы в пути», а по кредиту – счет 90 «Продажи». Если нужен аналитический учет по покупателям, используют счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». В некоторых случаях вместо счета 50 нужно применить счет 51 «Расчетные счета».
В бухучете проводки зависят от формы платежа: наличными или безналом. Вот общие проводки при работе с онлайн-кассой:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 90, СУБСЧЕТ «ВЫРУЧКА»
– поступила оплата от покупателя наличными в кассу;
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 90, СУБСЧЕТ «ВЫРУЧКА»
– проведена оплата от покупателя банковской картой;
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 (51)
– отражены другие расчеты с потребителями (к примеру, выплата выигрыша);
ДЕБЕТ 76 (62) КРЕДИТ 50 (57)
– оформлен возврат денег покупателю.
Выдача зарплаты и денег подотчетнику
Применять ККТ при выплате сотрудникам заработной платы или при выдаче подотчетных средств не нужно (см. письмо ФНС от 10 августа 2018 г. № АС-4-20/15566@).
Как сказано в Законе о ККТ, расчеты — это прием и выплата денежных средств наличными деньгами или в безналичном порядке за товары, работы, услуги, а также прием ставок и выплата выигрышей (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).
По мнению ФНС, перечисление работникам зарплаты, материальной помощи и других выплат, а также выдача денег под отчет и прием неизрасходованных сумм, не являются расчетами в целях применения Закона № 54-ФЗ. Значит, при таких операциях применять ККТ не нужно.
Если же сотрудники покупают у фирмы, где они работают, товары, работы или услуги, а затем бухгалтерия удерживает из их зарплаты стоимость покупок, такое удержание имеет все признаки расчета. Поэтому фирме, продающей своим работникам товары или услуги, в момент удержания денег из их зарплаты придется пробивать кассовые чеки.
А вот если работники возмещают работодателю расходы, например, на свое обучение, на приобретение бланков трудовой книжки или на оплату мобильной связи, то это не признается расчетом по смыслу Закона № 54-ФЗ. Поэтому в этой ситуации применять ККТ не требуется (см. письмо Минфина от 8 июля 2019 г. № 03-01-15/50278).