До 1 июля большинство предприятий, занятых в торговле, должны установить и использовать онлайн-кассы в соответствии в требованиями 54-ФЗ. Несколько советов о том, как использование онлайн-кассы может облегчить жизнь бухгалтеру, читайте в нашем материале.
ФЗ-54: неизбежность, головная боль или шаг к эффективной автоматизации
Поправки в 54-ФЗ обязали рынок перейти на работу в новых условиях – теперь предприятиям необходимо применять онлайн-кассы при расчетах с покупателями. Так, каждая кассовая операция сопровождается её электронным подтверждением в налоговой инспекции, и, что самое важное, — в онлайн-режиме. Конечно, это сказывается как на работе предприятия в целом, так и его сотрудников.
Многими новый порядок расчетов воспринимается неоднозначно, ведь приходится менять привычный формат работы. Несоблюдение закона грозит проверками и штрафами до 300 тысяч рублей. Можно ли обернуть нововведение в законе в преимущества для бухгалтера?
Что такое онлайн-касса
Кассовая техника нового образца по закону должна быть оборудована фискальным накопителем — устройством, которое хранит данные в зашифрованном виде и передаёт её через интернет оператору фискальных данных (ОФД), а тот — в Федеральную налоговую службу. Именно за использование сетевых ресурсов новые устройства называют онлайн-кассами.
У разных онлайн-касс — разные возможности
Начнём с того, что некоторые онлайн-кассы умеют не только печатать и отправлять чеки в ФНС, но и в целом способны автоматизировать торговлю.
Обратите внимание
Возможности онлайн-кассы во многом определяет установленное на нее программное обеспечение (ПО).
Как правило, продажа онлайн-касс осуществляется в комплексе с программным обеспечением. Поэтому при выборе «железа» обязательно обращайте внимание на показатели софта:
- функциональные возможности кассы;
- наличие товароучетной системы и также ее функции;
- цену, наличие, условия и стоимость обслуживания;
- периодичность и условия обновления.
Для предприятий малого и среднего бизнеса актуальны автоматизация кассовых операций, ведение товароучета, управление товарооборотом, ассортиментом, ценообразованием и др. Рекомендуем отдавать предпочтение вариантам с круглосуточной технической поддержкой для оперативного решения возникающих вопросов.
Так как же онлайн-кассы могут упростить работу бухгалтера и какие функции окажутся самыми полезными?
1. Интеграция программного обеспечения (ПО) с бухгалтерскими программами
Обратите внимание
Если на вашем предприятии уже ведется автоматизированный бухгалтерский учет, например, в программах 1С: Бухгалтерия или «Контур», то вашу работу сильно упростит возможность интеграции кассового ПО с этими программами.
Как это происходит?
Для предприятий, где уже используется программа ведения учета, включая бухгалтерскую и налоговую отчетность, как правило, интеграция с облачными решениями наиболее оптимальна.
За счёт интеграции происходит обмен данными — синхронизация справочников номенклатуры и контрагентов, работа со счетами и т.д. На сегодняшний день интеграция 1C:Бухгалтерия и софта для касс происходит через файловый обмен либо по API (возможность напрямую через 1С подключаться к ПО и обмениваться необходимыми данными).
Выгрузка документов осуществляется как из товароучетного ПО кассы в 1С, так и в обратную сторону. В некоторых кассах, например, в «МТС Кассе» или кассе LiteBox, есть возможность обработки данных из 1С для всех типовых конфигураций, что позволяет выгрузить все движения товаров: можно выбрать типы документов, период, магазин или склад. Эта выборка сохраняется в файл и затем выгружается в 1С. То же самое реализовано в обратную сторону из 1С в ПО кассы.
Интеграция программного обеспечения кассы и 1С позволяет упростить операционный учет и товарооборот. Отчеты формируются в 1С на основе данных, поступивших из ПО кассы. Например, если поставщик привез вам счет-фактуру в магазин, вы можете внести документ поступления прямо в кассу: вводите товарные позиции, цены, количество. Затем эти данные из кассы вы легко выгрузите в 1С в разрезе номенклатуры, количества, наименования поставщика и дальнейшие проводки будут проходить в 1С в требуемой унифицированной форме.
Что это даёт?
Интеграция позволяет загружать нужные данные в программу 1С для формирования отчетности, при этом все реквизиты (наименование поставщика, товара, стоимость и др.) загружаются в документы 1С автоматически — не нужно ничего вводить вручную. Интеграция позволяет разграничить область задач. Например, МТС Касса — это профильное решение по товарному учету, а 1С:Бухгалтерия хорошо подходит для работы с финансовой документацией и унифицированными отчетами. Таким образом, функции каждой программы настраиваются под решение конкретных задач, что делает работу организации и сотрудников удобной и эффективной. Кроме того, такой подход обеспечивает защиту и сохранность важных документов компании, права и доступ к которым предоставляется только уполномоченным сотрудникам.
2. Плюсы автоматизации: экономия времени и увеличение производительности
Опыт большинства предпринимателей показывает, что прежде всего, следует автоматизировать те процессы, в которых происходит самое большое количество итераций — если там есть пробелы, они «съедают» наибольшее количество ресурсов. Например, если вовремя не сделать заказ наиболее «ходовых» товаров, — как правило, это те 20% товаров, которые приносят 80% прибыли, владелец бизнеса понесет большие убытки. Автоматизация закупок позволяет свести человеческий фактор к минимуму и отладить этот участок.
В торговле также можно автоматизировать множество рутинных задач, которые при ведении вручную имеют низкие показатели. Например — управление складом, инвентаризацию, ценообразование, контроль денег в кассе, контроль работы кассиров, а также ведение аналитики продаж.
Автоматизация торговли позволяет повысить эффективность работы компании — свести к минимуму ситуации с пересортицей товаров, не актуальными остатками товаров на складе и витрине магазина, упростить учет работы с поставщиками. Конечно, это положительно сказывается на ведении финансового учета и «облегчает» жизнь владельцев магазинов, заведующих складами и бухгалтеров.
В частности, для бухгалтера использование онлайн-касс с облачным ПО открывает дополнительные преимущества в работе:
- Получение данных о товарных остатках на каждый день, а также возможность классифицировать их по категориям;
- Возможность посмотреть наличие денег в кассе, а также денежный оборот за определенный период;
- Контроль консолидированного отчета по реализации товара: приход/расход/ возврат товара, управление неликвидном и пересортицей;
- Управление перемещением товара на склад;
- Получение всей необходимой информации о поставщиках в разрезе поступающей и реализованной продукции;
- Подготовка выгрузки данных по товарам и поставщикам в Excel.
3. Преимущества использования облачных технологий в бухгалтерии
При использовании облачных сервисов данные пользователю доступны в его личном кабинете в любой момент времени даже не выходя из дома. Для входа в личный кабинет нужно лишь иметь выход в интернет и права доступа (логин и пароль). Благодаря облачной технологии обновление программы проводится разработчиками ПО самостоятельно — пользователю не нужно мониторить изменения в законе и нанимать специалистов для актуализации программного обеспечения. У бухгалтеров и других сотрудников предприятия всегда “под рукой” правильная версия программы с учетом последних тенденций законодательства и рынка в целом.
В случае с облачными решениями ваши расходы — это ежемесячная абонентская плата, которая, может включать не только использование программного обеспечения для автоматизации торговли, но и техническую поддержку. Цена на рынке за товароучетный облачный сервис с круглосуточной технической поддержкой начинается от 500 рублей.
Если вы решите использовать ПО не в облаке, а купив его на диске, помните, что при использовании таких продуктов работа с данными будет усложнена. Во-первых, придется сначала купить лицензионную версию ПО и установить её на компьютер, а во-вторых, обслуживание и обновление системы проводить самостоятельно, за свой счет. Программа будет жить только на одном компьютере, а ее обновление и получение нужных цифр может происходить с запозданием. Кроме того, не исключен риск поломки оборудования и потери данных. Для бухгалтера такая схема во многом неудобна.
Мы собрали для вас в таблицах сравнение всех основных характеристик облачных решений и программ на диске:
Помните, что какой бы вариант вы ни выбрали, обращайте пристальное внимание на возможности автоматизации торговли, которые даёт программа. Так, вы сэкономите свое время и ресурсы, а многие процессы: товароучет, инвентаризация, работа с отчетами и многое другое — станут для вас гораздо удобнее. В чем, собственно, и кроется главный плюс автоматизации торговли — развитии, простоте и удобстве.