На этот, на первый взгляд, простой вопрос, когда весь учет ведется в электронной форме, «просится» ответ: не нужно. Но торопиться не следует. Существуют правила, которые устанавливают, когда бухгалтерские регистры и другие учетные документы все-таки распечатывать нужно.
Согласно ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» регистры бухгалтерского учета (так же, как и первичные учетные документы) относятся к документам бухгалтерского учета.
Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению, без пропусков и изъятий, в регистрах бухгалтерского учета (ч. 1, 2 ст. 10 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Регистры ведут по счетам бухучета. Это карточки или оборотно-сальдовые ведомости по счету, оборотно-сальдовая ведомость по всем счетам, главная книга.
В бухгалтерских программах регистры можно сформировать автоматически в любой момент и за любой период времени.
А в учетной политике фирмы может быть прописана обязанность формировать конкретные регистры и в какие сроки это делать (по итогам месяца, квартала или года).
Если в учетной политике по поводу сроков счет ничего не говорится, то сформировать документ надо за календарный год.
Затем документ требуется подписать, так как подпись — это обязательный реквизит любого бухгалтерского документа, в том числе и регистра.
А теперь самое главное.
Необходимость распечатки зависит также и от того, какой подписью будет заверен документ.
Если у работника, отвечающего за составление документа, подпись обычная (то есть у него электронной подписи нет), то документ нужно распечатать и подписать от руки.
Если подпись электронная, распечатывать документ не нужно. Его можно хранить в электронном виде.
Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Переводить бумажные документы для хранения в электронный вид запрещено (п. 24 ФСБУ 27/2021).
Итак, сделаем выводы.
- Бухгалтерские регистры, которые должны храниться в бумажной форме, нужно распечатывать в сроки, установленные в учетной политике и хранить столько, сколько отведено для хранения бумажных бухгалтерских документов.
- Электронные регистры можно не распечатывать, но только если они подписаны электронной подписью (если ее нет, то нужно сделать). Вид ЭП фирма определяет сама, из тех, которые предусмотрены Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ, если нет обязательного требования об использовании конкретного вида подписи.