Смоделируем ситуацию: бухгалтер приходит в новую компанию, погружается в работу и понимает, что части документов нет. Контактов деловых партнеров тоже. Что делать? Светлана Сидоркина, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт», составила инструкцию по восстановлению учета в компании.
Итак, новый бухгалтер начинает составлять опись документов, в процессе выясняется, что часть бухгалтерских и налоговых бумаг отсутствует, журнал проводок не велся либо хозяйственные операции отражены частично, в связи с этим возникает необходимость восстановления учета. Какие действия необходимо предпринять?
Первые действия
Первое, что новому бухгалтеру требуется сделать после заключения трудового договора, это составить акт приема-передачи дел. Документ необходим для того, чтобы разграничить периоды, за которые вы как бухгалтер организации будете нести ответственность.
Акт приема-передачи можно сформировать самостоятельно, в свободной форме, законодательно порядок передачи дел не установлен. В акте нужно указать перечень всех документов, которые будут переданы руководителем, и за хранение которых в дальнейшем новый бухгалтер будет нести ответственность.
После этого необходимо проверить наличие: налоговой, бухгалтерской, статистической отчетности, иных форм отчетности, связанных с деятельностью организации; налоговой и бухгалтерской учетной политики; локально-нормативных актов; используемых бухгалтерских программ и копий сохраненных баз данных; сертификатов ключей ЭЦП для электронного документооборота с банками, контролирующими органами и контрагентами; первичных документов, актов, счетов-фактур и иных подобных документов.
В акте нужно указать количество и периоды, передаваемых бумаг. К документу можно приложить оборотно-сальдовую ведомость.
Бухгалтерский учет
При приеме-передаче дел выяснилось, что большая часть документов отсутствует, в оборотно-сальдовой ведомости имеются остатки по счету 26 «Общехозяйственные расходы», валюта баланса по дебету и кредиту имеет разные значения, по счету 51 «Расчетные счета» имеется отрицательное значение, по счетам 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» имеются значительные остатки, 90-е счета не закрыты.
Какие шаги необходимо предпринять, чтобы восстановить учет?
Для начала определим вид деятельности, которым занимается организация. В данном случае – ОКВЭД 68.2 «Аренда и управление собственным или арендованным недвижимым имуществом». Далее выясним применяемую систему налогообложения, например, ОСНО.
Организация работает только с юридическими лицами, в связи с чем контрольно-кассовая техника не применяется. Все расходы отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы», применяется метод директ-костинг, то есть в конце каждого месяца все затраты по счету 26 списываются на счет 90 «Продажи». Организация оказывает услуги, и остаток на конец месяца по счету 26 должен отсутствовать. Изучаем и проверяем порядок учета, предусмотренный учетной политикой. В случае если таковая отсутствует, ее нужно создать по нормам, действующим в периоды восстановления учета.
После этого можно наводить порядок в бухгалтерском учете. Для этого берем оборотно-сальдовую ведомость и начинаем проверять остатки по всем счетам учета. Счета 01 «Основные средства», 02 «Амортизация основных средств», 10 «Материалы»: проводим инвентаризацию, сверяем основные средства в наличии с отраженными в бухгалтерском учете, проверяем первичные документы, связанные с приобретением основных средств и материалов, начислением амортизации.
В случае обнаружения ошибок в отражении основных средств, материалов, данные необходимо исправить в текущем периоде на дату их обнаружения, предыдущие периоды не корректируются.
Остатки по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетный счет» определяем на основании кассовой книги, приходных и расходных ордеров, банковской выписки. Остаток на определенную дату должен совпадать с остатком, указанным в выписке банка и кассовой книге.
Необходимо проверить остатки по счетам 60 «Поставщики и подрядчики», 62 «Покупатели и заказчики», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Самый оптимальный вариант – когда по контрагенту в наличии имеются все документы (договоры, акты и др.) и к тому же на интересующую нас дату есть акт сверки. Если такие бумаги имеются, то сверяем остаток по счету учета с остатком в акте сверки и в случае выявления ошибок производим корректировку сведений. Но если отсутствуют все документы или есть только их часть, то необходимо определить список контрагентов, для чего придется обратиться к руководителю, сотрудникам, отвечающим за составление договоров и актов. После восстановления всей информации необходимо связаться с представителями контрагента и получить акты сверки. Каждый факт хозяйственной деятельности отражается на основании первичных документов.
Обратите внимание
В случае обнаружения ошибок, которые привели к занижению налоговой базы, необходимо подать уточненную информацию в ФНС. Если ошибки в налоговом учете не привели к занижению базы по налогам и страховым взносам, ошибки можно исправить в текущем периоде их обнаружения.
Счет 70 «Оплата труда» проверяем на основании расчетных ведомостей. Для вычисления остатков по налоговым платежам, страховым взносам необходимо будет обратиться за актом сверки в ИФНС, ФСС по взносам на травматизм. Остатки можно скорректировать на основании актов сверки и деклараций, имеющихся в наличии у организации.
Проверяем 90-е счета. Как правило, на конец месяца аналитические счета 90 «Продажи», 91 «Прочие расходы», 99 «Прибыли и убытки» должны быть закрыты в корреспонденции с субсчетами 90-9 «Прибыль/Убыток от продаж», 91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов», 99-9 «Прибыль (убыток) после налогообложения».
Если данная операция не проведена, необходимо выявить причину: либо это ошибка и закрытие счетов нужно будет провести, либо закрытие счетов осуществлялось один раз в год и тогда закрытие будет произведено на 31 декабря отчетного года.
Ищем нестыковку по дебетовым и кредитовым сальдо, выявляем ошибку. Если она не обнаружена, то для корректировки валюты баланса необходимо задействовать счет 91 «Прочие доходы и расходы» на недостающую сумму.
Проверив все остатки и обороты в бухгалтерском учете, приступаем к восстановлению налогового учета.
Налоговый учет
В ходе восстановления и при отсутствии необходимых документов бухгалтер должен приложить все усилия, чтобы восстановить эти документы, запросить недостающие бумаги у контрагентов, в случае необходимости – создать их самостоятельно. Отправной точкой отсчета будет являться налоговая отчетность.
Если какие-то бумаги отсутствуют, нужно определить причину, почему их нет.
Заполненная отчетность может содержаться в бухгалтерской программе, в программе электронной отчетности. Если итоговые документы не обнаружены, то копии сданных отчетов можно получить в ИФНС, ФСС и ПФР, обратившись с запросом в свободной форме.
Таким образом, если в организации велся учет, но были допущены ошибки в прошлых периодах, то исправления ошибок в бухгалтерском учете отражаются в текущем периоде, в налоговом учете ошибки исправляются в тех периодах, к которым они относятся.
Если в организации учет не велся в полной мере, то необходимо именно восстанавливать учет, для этого в бухгалтерском и налоговом учете все операции воспроизводятся в прошлых периодах на основании первичных либо иных документов.