Расходы на горюче-смазочные материалы при расчете налога на прибыль учитываются лишь в рамках утвержденных норм, независимо от того, использует сотрудник служебный или личный автомобиль.
Компания должна выплатить компенсацию сотрудникам, использующим личные автомобили для рабочих нужд, включая расходы на топливо и ремонт.
В письме от 29 июня 2023 года № 03-03-06/2/60502 Минфин разъяснил, что размер компенсации на оплату горюче-смазочных материалов для работников, использующих личный транспорт в интересах организации, учитывается в расходах по установленным нормам.
Согласно статье 264 НК РФ при расчете прочих расходов можно учесть компенсацию за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов в служебных поездках, если сумма не превышает норм, установленных Правительством РФ постановлением от 08.02.2002 № 92.
Компенсация равна 1200 рублей в месяц для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно, и 1500 рублей в месяц при большем объеме. Для мотоциклов компенсация составляет 600 рублей в месяц.
Компенсация включает возмещение расходов на эксплуатацию автомобилей (износ, топливо и масла, ремонт).
Работникам, использующим личные автомобили для работы, возмещается стоимость топлива и ремонта, но это уже учтено при расчете затрат.