В бухучете, как вы знаете, можно учесть все расходы, которые вы совершили, потому что в результате каждой проплаты уменьшается количество ваших денег. В налоговом учете подход другой. Учесть можно только те расходы, которые для вашей фирмы являются обоснованными.
Как определить, что расход не обоснованный
Оплачивать счета других компаний или возмещать их издержки иногда приходится. Только уплаченные суммы при налогообложении прибыли учесть невозможно: они не направлены на получение доходов того, кто платит деньги.
А главным признаком обоснованности расходов является то, что расход направлен на получение дохода у самого налогоплательщика (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Арендные платежи
Например, вы погасили долг перед арендодателем за другую, дружественную вам фирму. Она свою дебиторскую задолженность перед арендодателем закроет, и должна ему не будет. А вот вы в своем налоговом учете такие затраты не спишете.
Несмотря на то, что арендная плата включается в расходы на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ, это допускается только тогда, когда арендатор тратит собственные средства (см. письмо Минфина от 6 ноября 2018 г. № 03-03-06/1/79510).
Обучение привлеченного персонала
Еще пример.
Если вы привлекает к работам сотрудников другой фирмы и оплачиваете их обучение, такие расходы у вас тоже не пройдут.
Да, расходы на обучение относятся к прочим расходам на основании пункта 3 статьи 254 НК РФ.
Но при этом ключевое условие для признания таких расходов — наличие трудового договора с работником, который проходит обучение. А в данном случае договор есть, но заключен он не вами. И подписан он другим работодателем.
Значит, оплату обучения привлеченного персонала признать вашим расходом нельзя (см. письмо Минфина от 29 октября 2018 г. № 03-03-06/1/77361).
ПЦР-тесты для подрядчиков и соискателей
Наконец, тестирование работников на наличие коронавирусной инфекции. Эти меры направлены на обеспечение безопасных условий труда на основании статьи 212 ТК РФ, пункта 2 статьи 25 Федерального закона от 30 марта 1999 г. «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения».
Поэтому стоимость ПЦР-тестов можно отнести к затратам на обеспечение нормальных условий труда на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Но только для случая, когда тестируются ваши работники. А это те люди, с которыми ваша фирма заключила трудовые договоры.
Подтверждающих писем Минфина немало (см., например, письмо от 23 июня 2020 г. № 03-03-06/1/54256).
К тем, кто хочет устроиться к вам на работу или работает по ГПД, этот вывод применить нельзя. Плату за ПЦР-исследование соискателей, а также и подрядчиков нельзя признать экономически обоснованной для вашей фирмы.
В первом случае соискатель еще не является вашим работником, трудового договора с ним еще нет (письмо Минфина от 22 апреля 2021 г. № 03-03-06/1/30494). Во втором — договор есть, но не трудовой. Поэтому такие расходы на тестирование не являются обоснованными и учитывать при налогообложении прибыли их нельзя (письмо Минфина от 1 декабря 2020 г. № 03-03-06/1/104786).