Надо ли оформлять путевые листы при аренде автомобиля сотрудника?

Организация может взять в аренду личный автомобиль сотрудника, оформив договор аренды с экипажем либо без экипажа.

Кому и когда нужно оформлять путевой лист при аренде автомобиля сотрудника

По договору аренды транспортного средства без экипажа работник – арендодатель предоставляет организации автомобиль за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (п. 1 ст. 642 Гражданского кодекса).

По общему правилу арендатор автомобиля без экипажа:

• несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, несет арендатор, т. е. организация;
• своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.

Путевой лист нужно оформлять, в том числе, организации, эксплуатирующей транспортные средства.

Путевой лист нужно оформлять на каждый автомобиль, который организация использует для перевозок грузов, пассажиров и багажа.

Путевой лист оформляется:

• до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя автомобиля превышает продолжительность смены (рабочего дня);
• или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель автомобиля совершает один или несколько рейсов.

Таким образом, организация – арендатор должна оформлять путевой лист по арендуемому у сотрудника автомобилю.

Для чего нужен путевой лист организации, арендующей автомобиль сотрудника

С помощью путевого листа организация, арендующая автомобиль сотрудника, может:

• подтвердить расходы на ГСМ (письма УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@, Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161);
• заработную плату водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»);
• обосновать получение работником компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. По мнению чиновников, для получения компенсации работники должны представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля и вести учет служебных поездок в путевых листах (письмо УФНС РФ по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@).

Читать оригинал