Сканы документов не заменяют бумажный оригинал, хотя и могут использоваться для регистрации операции в бухгалтерском учете.
Все расходы, которые приняты бухгалтерией в уменьшение налоговой базы по прибыли или УСН-налогу, должны быть подтверждены документами (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Расходы, по которым нет первичных документов, согласно п. 49 ст. 270 НК РФ учитывать для налогообложения прибыли нельзя.
Первичный документ, который бухгалтерия вправе принять к учету, должен содержать все обязательные реквизиты. Они приведены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Этим же законом признано, что первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
По действующим сейчас нормам НК РФ и закона о бухучете бухгалтерия вправе регистрировать в учете факты хозяйственной деятельности на основании скан-образов первичных документов.
Правда, Минфин РФ в письме от 14.06.24 № 03-11-11/55025 указывает на важность бумажных документов, оформленных с учетом требований бухгалтерского законодательства. А, скан-образцы считает возможным применять только в исключительных случаях.
Причем работа со сканами документов не освобождает организацию от обязанности в дальнейшем представить первичный учетный документ на бумаге.
Точно такие же разъяснения Минфин давал ранее в письме от 21.11.2022 № 03-03-06/1/113388.
Перешли на ЭДО
Если фирмы перешли на ЭДО и составляют документы в электронном виде по форматам, установленным ФНС России, бумажного варианта может и не быть.
Первичный учетный документ в виде электронного документа должен соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства и законодательства об ЭЦП. Тогда истребуемые ИФНС, можно направить по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Более того, в конце 2023 год ФНС запретила инспекторам на местах запрашивать у налогоплательщиков электронные документы в виде скан-копий и выпустила на этот счет целое письмо от 29 сентября 2023 г. № Д-5-26/56@.