Вечный двигатель был и остается мечтой изобретателей. В реальности же у любого прибора или механизма есть определенный срок полезного действия. Такому «чуду техники», как фискальный накопитель онлайн-кассы, еще повезло: его не утилизируют, а именно что «отправляют на заслуженный отдых» – в сейф. Поскольку он «слишком много знает».
Так, в ближайшие месяцы многим владельцам онлайн-касс придется впервые поменять фискальные накопители (ФН). Прежде всего эту процедуру придется пройти тем, кто установил онлайн-кассу в первой половине 2017 года, когда были доступны только фискальные накопители со сроком действия 13 месяцев. Расскажем, как заменить данное устройство, чтобы избежать претензий контролеров.
Зачем менять
Фирмы и ИП на УСН, ЕНВД, ЕСХН и ПСН, обязанные применять 36-месячные фискальные накопители, но использующие 13-месячные, будут оштрафованы. Об этом предупредила ФНС России в письме от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2631.
Напомним, что фискальные накопители бывают со сроком действия 13 и 36 месяцев. Накопители со сроком действия 13 месяцев используют, в частности, «общережимные» фирмы, платежные агенты, торговцы подакцизными товарами, совместители общей системы налогообложения и «спецрежима», «сезонники». Об этом сказано в пункте 6 статьи 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее – Закон № 54-ФЗ).
А вот фирмы и ИП на УСН, ЕНВД, ЕСХН или ПСН должны приобретать и использовать в работе только фискальные накопители на 36 месяцев. Однако в прошлом году исполнить это требование оказалось не так просто. Поскольку купить такой накопитель на 36 месяцев было практически невозможно. Поэтому «спецрежимным» фирмам и ИП приходилось использовать 13-месячные накопители, что являлось нарушением законодательства.
Но в ФНС тогда заверили, что если «спецрежимник» пользуется 13-месячным фискальным накопителем из-за отсутствия или дефицита на рынке 36-месячных, он может не опасаться штрафа (письмо от 23.05.2017 № ЕД-4-20/9679@).
Однако в этом году дефицита фискальных накопителей на 36 месяцев нет. Поэтому налоговики предупредили, что «спецрежимники», применяющие ККТ с 13-месячным накопителем, будут привлекаться к административной ответственности. Должностным лицам и предпринимателям грозят предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей, юрлицам – предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей (ч. 4 ст. 14.5 КоАП).
В плановом режиме накопители меняются по истечении срока действия. Отслеживать «дедлайн» по календарику не обязательно. О том, что пора менять фискальный накопитель, владельцу сообщит непосредственно «умная» онлайн-касса. За месяц до окончания срока действия ФН в отчете «О закрытии смены» появится строка «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена» (если доступно менее 1% объема памяти). Важно только не пропустить это сообщение, так как после окончания срока действия ФН он заблокируется. Вместо кассового чека будут печататься чеки с ошибками 215, 219, 234.
В этом случае нужно сформировать на онлайн-кассе отчет о закрытии ФН и заменить данное устройство.
И вообще, чтобы «не попасть в пробку» и не стать жертвой очередного всплеска дефицита, как в прошлом году, лучше приобрести накопитель заблаговременно. Приобрели.
Читайте также «За краткосрочный фискальный накопитель могут наказать»
Как заменить
При покупке фискального накопителя проверьте в паспорте устройства, какие ограничения установил производитель на срок службы этого ФН. Например, срок действия может уменьшиться, если онлайн-касса будет работать в автономном режиме (т. е. не будет передавать данные налоговикам через ОФД) или использоваться для продажи подакцизных товаров. В самой замене особенных сложностей нет. Непосредственно перед заменой сформируйте отчет «О закрытии смены» и проверьте, что поле «Количество непереданных ФД» пустое. Это значит, что все фискальные данные с онлайн-кассы переданы оператору фискальных данных (ОФД).
Затем сформируйте отчет «О закрытии ФН» по инструкции производителя онлайн-кассы. Дождитесь подтверждения от ОФД о том, что он получил отчет о закрытии ФН. Закон № 54-ФЗ не запрещает владельцу онлайн-кассы менять ФН, однако стоит заранее проверить, что по этому поводу написано в договоре с поставщиком ККТ – иногда самостоятельное вскрытие корпуса кассы приводит к прекращению действия гарантии. Если ограничений нет, то просто извлеките из онлайн-кассы использованный фискальный накопитель и установите новый.
Затем, действуя по инструкции производителя кассы, сформируйте отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)». В отчете необходимо указать параметры ОФД: адрес сервера, номер порта, ИНН, наименование, адрес сайта для проверки чеков покупателями. Все эти данные есть в договоре с ОФД.
И, наконец, перерегистрируйте онлайн-кассу на сайте ФНС.
Использованный ФН нужно хранить в течение пяти лет с момента замены. Лучше в сейфе, поскольку пункт 2 статьи 5 Закона № 54-ФЗ настоятельно рекомендует нам исключить возможность несанкционированного доступа к нему третьих лиц.
P.S. Эксперты напоминают, что фискальные документы создаются на кассе по одному из существующих форматов: ФФД 1.0, ФФД 1.05 и ФФД 1.1. При этом ФФД 1.0 будет действовать лишь до 31 декабря 2018 года (приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@). С 1 января 2019 года данные на онлайн-кассах должны формироваться только в формате 1.05 или 1.1. Таким образом, если вы меняете ФН, удобно сразу же обновить прошивку онлайн-кассы и программное обеспечение для работы с форматом фискальных данных (ФФД) 1.05 или 1.1. Для этого нужно найти необходимые обновления на сайте производителя кассовой техники.
Производим замену фискального накопителя
