Маршрут в путевом листе необходим для подтверждения расходов

Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ обязанность оформления путевых листов вменяется:

• компаниям, осуществляющим перевозку пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригороде;
• транспортным организациям, совершающим междугородные пассажирские перевозки;
• компаниям, специализирующимся на автомобильной транспортировке грузов и багажа;
• транспортным компаниям, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).

На основании путевого листа предприятие выпускает транспортное средство со своей территории для выполнения работ или оказания транспортных услуг. Одновременно путевой лист является первичным документом, так как содержит учетные данные, необходимые для бухгалтерского и налогового учета.

Это говорит о том, что путевой лист является документом двойного назначения. Поэтому и заполнять этот документ нужно так, чтобы его можно было предъявить:

• сотрудникам ГИБДД – при нахождении автомобиля на маршруте и для подтверждения сведений об автомобиле и его исправности;
• налоговикам – при проведении проверок деятельности фирмы на предмет правильности списания и ведения учета по ГСМ, начисления зарплат водителям и т.д.

Обязательные реквизиты

Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 (далее – Приказ № 152) утвержден порядок заполнения и состав реквизитов путевых листов. Форма типового бланка путевого листа этим приказом не установлена. Ее можно разработать и утвердить самостоятельно. Но обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов должны применять все юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Это касается и самостоятельно разработанной формы.

Документ считается действительным только при наличии обязательных реквизитов, указанных в Приказе № 152.

Путевой лист должен оформляться на каждое транспортное средство, используемое для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа.

Вот обязательные реквизиты:

• название путевого листа. Название должно носить конкретизированный характер с указанием на тип автомобиля: «Путевой лист легкового автомобиля», «Путевой лист автобуса» и т.п.;
• номер путевого листа и указание на срок его действия. Номер проставляют в заголовке документа и указывают в хронологическом порядке;
• сведения о типе (легковой, грузовой и т.д.), марке и модели автомобиля;
• информация о собственнике транспорта. Если собственником автомобиля является юрлицо, необходимо указать его организационно-правовую форму и полное наименование, адрес местонахождения и контактный телефон, ОГРН. Если ИП –указывают его ФИО в полном написании, ОГРНИП, адрес регистрации и контактный телефон;
• государственный номер автомобиля;
• показания одометра при выезде и заезде автомобиля, а также дата выезда-заезда;
• ФИО и подпись сотрудника, ответственного за указание показаний одометра и даты перемещения транспортного средства;
• сведения о водителе транспортного средства. Если водителей в период действия путевого листа несколько, можно оформить на каждого из них отдельный путевой лист. Если в течение смены водитель совершает несколько рейсов, лист нужно оформлять до начала первого рейса;
• отметка о предрейсовых и послерейсовых медицинских освидетельствованиях водителя, подпись, штамп и данные медработника, ответственного за их проведение;
• информация о предрейсовом техническом осмотре транспортного средства, и сведения о механике (ФИО, подпись, замечания), его осуществившем.

Как видите, информация о маршруте для путевого листа не является обязательной с точки зрения обеспечения безопасности дорожного движения.

Однако и с налоговой точки зрения путевые листы могут подтверждать расходы только в том случае, если они составлены в порядке, установленном приказом № 152.

Налоговики могут не признать расходы в налоговом учете, если они не подтверждены документально. Это может произойти в случае, если в путевом листе нет одного из обязательных реквизитов.

Минфин РФ придерживается позиции, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные вышеуказанным приказом, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (письмо от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). Соответственно, если в путевом листе не содержатся какой-либо обязательный реквизит, налоговики, скорее всего, сочтут, что путевой лист оформлен с нарушением установленных требований, не отвечает пункту 1 статьи 252 НК РФ и не может являться документальным подтверждением расходов.

Дополнительные реквизиты

Обязательность реквизитов не позволяет исключать их из состава формы.

В то же время дополнительные реквизиты в форму путевого листа можно вносить. Это нужно при расчете налога на прибыль в случаях, если такие сведения необходимы для подтверждения расходов организации (ИП) с учетом специфики перевозок.

Минтранс уточнил, что в путевом листе следует отражать детализированный маршрут перевозки для целей подтверждения транспортных расходов. То есть организации могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения.

В компетенцию Минтранса налоговые вопросы не входят. Но высказанное мнение подкрепляет позицию налоговиков. Без информации о маршруте следования расходы не подтвердить. Ведь отсутствие маршрута не позволяет доказать использование автомобиля в служебных целях. Это подтверждается многочисленными судебными спорами, проигранными налогоплательщиками (см. постановление АС Московского округа от 08.04.15 № А40-108772/14, постановление АС Поволжского округа от 02.12.16 № Ф06-15152/2016).

А ВАС РФ в определении от 30.08.13 № ВАС-11880/13 указал, что в путевом листе не следует использовать формулировку «по городу». В путевых листах необходимо указывать информацию о конкретном месте следования автомобиля.

Читать оригинал