Чтобы премии за производственные достижения можно было отнести к расходам, выплачивать их следует на основании локальных нормативных актов фирмы. Об этом сообщают чиновники в письмах, но о том, какие именно акты нужны и что в них писать, не объясняют. Попробуем разобраться.
Условия для признания расходов
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации стимулирующие выплаты… премии, Премии за производственные результаты являются элементами системы оплаты труда в организации (ст. 135 ТК РФ) и расходами на оплату труда по пункту 2 статьи 255 НК РФ. В этой статье также указано, что все начисления принимаются в качестве расходов при условии отражения их в трудовых и (или) коллективных договорах.
Для целей налогообложения прибыли затраты на премии работникам могут учитываться только при условии, что они составляют часть системы оплаты труда и порядок, величина, а также условия их выплаты определены локальными нормативными актами организации, включающими нормы трудового права.
Второе условие устанавливается статьей 252 НК РФ. Расходы считаются при расчёте налога с прибыли лишь в случае их экономической целесообразности и документального подтверждения.
Информация разъяснена в письмах Минфина от 8 июля 2019 г. № 03-03-06/1/49986, от 17 апреля 2017 г. № 03-03-06/2/22717 и от 16 декабря 2016 г. № 03-03-06/1/75456.
Награды по случаю дня рождения сотрудника, праздника или «за активную общественную деятельность» в состав налоговых расходов не входят, независимо от того, предусмотрено ли это трудовыми или коллективными соглашениями. Такие выплаты не считаются стимулирующими за труд, то есть экономически не обоснованы.
Как устанавливать порядок премирования в ЛНА, чтобы расходы признали законными?
Как оформить выплату премии
Согласно трудовому законодательству сотруднику необходимо знать порядок расчета премии и условия ее получения. В организации должны действовать внутренние документы о премировании, с которыми необходимо ознакомить работников при поступлении на работу.
Существуют по крайней мере два типа документов: трудовой договор и коллективный договор. Также есть третий — Правила внутреннего трудового распорядка, а именно его часть – Положение о премировании, которое зачастую составляется отдельно.
Премию можно оформить разными путями.
Трудовой договор может содержать конкретные условия о премиях: за какие достижения, сроки, размер выплат и расчет. Такой подход трудоемок и неудобен из-за невозможности быстро внести коррективы.
В трудовом договоре можно не подробно описывать порядок премирования, указав в нем ссылку на коллективный договор. Внесение изменений в коллективный договор по сложности не отличается от изменения трудового договора. Можно применить и более длинную цепочку ссылок: в трудовом договоре ссылка на коллективный, а в нем – на Положение об оплате труда.
Третий вариант признаётся наиболее удобным: в трудовом договоре не излагать порядок премирования подробно, а указать ссылку на Положение о премировании. Документ утверждается руководителем, а работники должны быть с ним знакомы при поступлении на работу — под расписку.
В любой ситуации важно следовать порядку начисления производственных премий, который установлен компанией, согласно имеющимся документам.
Какие выплаты не учитываются
Есть еще одно условие.
Премии включают в расходы при расчете налога на прибыль, за исключением случаев, описанных в статье 270 НК РФ.
Согласно пунктам 21 и 22 статьи 270 Налогового кодекса Российской Федерации, при расчете налоговой базы по налогу на прибыль исключаются.
- Расходы на всякие компенсации, которые получают руководство и сотрудники, кроме оплаты по трудовым договорам.
- Расходы на премии для работников, финансируемые из специальных фондов или целевого финансирования.
В затраты нельзя включать единовременную премию «за выполнение особо важного задания», указ о которой дал директор, но отсутствующую в локальных нормативных актах компании о премировании сотрудников.