Компенсационные выплаты удаленным (дистанционным) работникам до сих пор учитывали в составе расходов на оплату труда. С 31 августа 2023 года будет по-другому. Что касается обоснования и документального подтверждения этих расходов, то все остается, как есть.
Особенности выплат за работу в дистанционном режиме
Работник вправе трудиться в дистанционном режиме на постоянной основе, временно или периодически, чередуя работу в офисе и дистанционную работу (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).
Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом.
Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. К таким выплатам относятся и выплаты сотрудникам, которые трудятся дистанционно.
Согласно статье 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику положены:
- компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств, материалов и оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
- возмещение расходов, связанных с их использованием.
Как обосновать компенсацию за удаленную работу
В соответствии со статьей 312.6 ТК РФ размер, порядок и сроки выплаты компенсации, а также расходов, связанных с использованием имущества, определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору о дистанционной (удаленной) работе между организацией и работниками (см. письма Минфина от 9 июля 2021 г. № 03-03-06/1/54895, от 11 января 2022 г. № 03-04-06/263).
Минтруд в письме от 9 июня 2023 г. № 14-6/ООГ-4013 пояснил, что режим дистанционной (удаленной) работы можно установить только при взаимном согласии сторон трудового договора.
Условие о выполнении работником трудовой функции дистанционно может быть прописано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Изменить условия трудового договора, заключенного с работником (с работы в офисе на дистанционную и наоборот), можно:
- по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ)
- или в одностороннем порядке по инициативе работодателя по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ).
В обоих случаях нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Методику расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием документов их подтверждающих, организация утверждает самостоятельно локальным нормативным актом. Так разъясняла ФНС России в письме от 12 февраля 2021 года № СД-4-11/1705@.
Документальное подтверждение расходов на компенсацию
В целях признания рассматриваемых компенсационных выплат сотрудникам, работающим дистанционно, в составе налоговых расходов необходимы документы, подтверждающие:
- фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя;
- осуществление расходов на эти цели;
- суммы произведенных в этой связи расходов.
Возмещать расходы, связанные с использованием работником его личного оборудования, следует на основании документов, подтверждающих эти расходы (чеки, квитанции, накладные и т.д.).
Перевод на удаленку по инициативе работодателя
Приказ о переводе на удаленный режим работы одного работника или части работников по инициативе работодателя, как и любой другой приказ по организации, оформляется на бланке. В обосновании нужно указать причину перевода.
В основной части приказа нужно:
- разместить список работников, которые переводятся на удаленку.
- указать период удаленной работы.
- назначить работника, который обеспечивает техническую возможность удаленной работы и ответственного за контроль исполнения приказа.
- поручить бухгалтерии рассчитывать рабочее время на удаленной работе как работы по обычному графику.
Обоснованием перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя может быть только реальное изменение организационных или технологических условий труда, что ведет к невозможности для работника продолжать работу на прежних условиях, согласованных в трудовом договоре (см. Определение Второго КСОЮ от 4 мая 2023 г. № 88-12002/2023 по делу № 2-1202/2022).
Как учитывать компенсации удаленщикам в расходах
Работа на удаленном режиме отражается в табеле учета рабочего времени, как обычная явка. Согласно пункту 3 статьи 255 НК РФ выплаты и компенсации, связанные с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, до сих пор относили к расходам на оплату труда.
Обратите внимание: Федеральным законом от 31 июля 2023 г. №389-ФЗ внесена поправка. Компенсационные выплаты удаленным работникам разрешили учитывать в налоговой базе по прибыли в составе прочих расходов. Введен новый подпункт 11.1 пункта статьи 264 НК РФ. Эта норма вступает в силу с 31 августа 2023 года.
Величина компенсации будет лимитирована: не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, либо в сумме документально подтвержденных расходов дистанционного работника.
Способ возмещения расходов закрепляется в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении). При отсутствии указанных положений в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении) возмещение расходов осуществляется только по документально подтвержденным фактическим расходам.