Компании по-разному формируют свою политику в части использования сотовой связи работниками в интересах компании: это может быть покупка телефонов и сим-карт за счет компании, выплата работникам компенсации за использование личных телефонов, оплата отдельных важных переговоров. Во всех случаях, это расходы, которые учитываются в налоговой базе по прибыли.
В налоговом учете расходы на услуги связи являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Организации на УСН, такие расходы могут быть включены в состав расходов в целях применения упрощенной системы налогообложения (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Ни наличие стационарных телефонов, ни большое соотношение числа пользователей сотовой сети с численностью работников, ни звонки вне рабочего времени, ни тот факт, что не каждый звонок сопровождается оформлением заключения договора или возникновением иной связи между абонентами не могут свидетельствовать об отсутствии производственной направленности расходов на сотовую связь (постановление ФАС Московского округа от 19.01.2009 № КА-А40/12732-08).
Казалось бы, все просто и все понятно, но здесь важны детали и правильность отнесения данных расходов в налоговом и бухгалтерском учете.
Статья 252 НК РФ требует, чтобы все расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены.
Налоговое законодательство не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов на оплату услуг сотовой связи.
Налоговики неоднократно в своих письмах указывали на несколько моментов, которые необходимо соблюсти, чтобы включать расходы на мобильную связь в налоговой базе по прибыли. Причем, все разъяснения достаточно давние и не менялись долгое время.